Odprawę pośmiertną oblicza się tak jak ekwiwalent za urlop

Pracodawca sam ocenia, czy dany członek rodziny pracownika powinien dostać odprawę. Nie powinien czekać w tym przypadku na przyznanie renty rodzinnej przez ZUS, gdyż odprawa pośmiertna przysługuje niezależnie od tego, czy dana osoba uzyska tę rentę (a oczekiwanie może powodować konieczność wypłaty odsetek za zwłokę).

Osoba, która zgłasza się po odprawę na żądanie pracodawcy powinna udowodnić swoje prawo, np. przedstawić potwierdzenie z uczelni, że studiuje na ostatnim roku. Pewne problemy może powodować uzyskanie informacji na temat innych członków rodziny uprawnionych do renty rodzinnej (np. udowodnienie, ze zmarły pracownik przyczyniał się do utrzymania rodziców). Oczywiście udowodnienie tego faktu może nastąpić w formie dokumentów (np. umowa dożywocia, dowody przelewów) ale także, w ostateczności poprzez samo oświadczenie zainteresowanych.

W razie przeciwstawnych twierdzeń osób uprawnionych (np. matki zmarłego pracownika twierdzącej, że syn przyczyniał się do jej utrzymania i jego żony wykazującej, że pozostawali w konflikcie), przy braku dowodów materialnych pracodawca, nie mogąc ustalić kręgu osób uprawnionych do odprawy, może przekazać ją do depozytu sądowego (ewentualnie wypłacając niesporne części przypadające na niektórych uprawnionych) – zgodnie z art. 467 pkt 3 Kodeksu cywilnego. Wówczas potencjalni uprawnieni będą mogli uzyskać odpowiednie części odprawy na drodze sądowej. Poprzestanie na niewypłaceniu odprawy narazi pracodawcę na ryzyko procesu i wypłaty odsetek za zwłokę w wypłacie świadczenia. Natomiast złożenie do depozytu sądowego jest w takiej sytuacji dla pracodawcy równoznaczne ze spełnieniem obowiązku wypłaty odprawy.

Nie ma w tym zakresie obowiązkowych procedur.Wystarczy na adres zmarłego (podany do akt osobowych) wysłać zawiadomienie o przysługującej rodzinie odprawie. Najlepiej dokonać tego listem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Jeżeli zawiadomienie wróci, można je umieścić w części C akt osobowych pracownika. Trzeba też zarezerwować środki finansowe na odprawę przez okres 3 lat, od dnia śmierci pracownika, na wypadek, gdyby przed upływem okresu przedawnienia zgłosił się uprawniony członek rodziny zmarłego. Nie oznacza to jednak, że pracodawca jest zobowiązany do poszukiwań osób uprawnionych do odprawy, jeżeli dane tych osób nie są mu znane (jak np. imiona i nazwiska dzieci zmarłego pracownika podane do wiadomości pracodawcy). Osoby takie powinny same zgłosić się po odprawę i ew. udowodnić swoje uprawnienia.

W sytuacji zaginięcia pracownika odprawa co do zasady nie przysługuje, tak długo, aż nie zostanie on uznany za zmarłego. Jeżeli jednak zostanie uznany za zmarłego, a sąd oznaczy moment śmierci na okres, kiedy pozostawał on jeszcze w stosunku pracy (lub po rozwiązaniu umowy o pracę podczas pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby) – odprawę należy wypłacić uprawnionym członkom rodziny. Problem może pojawić się jedynie w zakresie przedawnienia prawa do odprawy, a ściśle rzecz biorąc w zakresie ustalenia terminu wymagalności roszczenia (gdyż odprawa pośmiertna, jak wszystkie roszczenia ze stosunku pracy przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne). Wydaje się, że w takiej sytuacji datą wymagalności odprawy stanie się data wydania przez sąd orzeczenia o uznaniu za zmarłego.