Dokumenty związane z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej przechowywane są w części B akt osobowych, gdzie - tak jak w pozostałych częściach - powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Usunięcie z akt osobowych odpisu zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową kary powinno być powiązane z faktycznym usunięciem jej również z wykazu dokumentów.
Kara porządkowa ulega zatarciu po upływie roku lub wcześniej
Po roku kalendarzowym nienagannej pracy karę uznaje się za niebyłą, a z akt osobowych pracownika usuwa się dokumenty związane z jej wymierzeniem wraz ze zmianą w spisie dokumentów. Informację o ukaraniu warto ponumerować w taki sposób, aby po roku nie trzeba było zmieniać numeracji pozostałej dokumentacji.
Jeżeli po roku nienagannej pracy pracownika pracodawca nie usunie odpisu o wymierzeniu kary porządkowej, to pracownik może tego zażądać. Każdej osobie przysługuje bowiem prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, w tym m.in. żądania ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
Odpis o wymierzeniu kary może mieć w aktach dodatkową numerację
Aby uniknąć konieczności ponownego numerowania kart akt osobowych oraz sporządzenia nowego spisu dokumentów po usunięciu odpisu o wymierzeniu kary porządkowej, dobrą praktyką jest nadawanie dokumentom numeracji dodatkowej, która pozwoli zachować ciągłość numeracji, np. 1a, 1b itd., lub umieszcza się w aktach osobowych notatkę o treści: „Dokument usunięto, zgodnie z art. 113 kodeksu pracy”.
Można wcześniej usunąć karę z akt osobowych
Kara ulega zatarciu z mocy samego prawa po upływie roku nienagannej pracy, liczonym od dnia nałożenia kary, czyli zawiadomienia pracownika o ukaraniu. Usunięcie z akt osobowych dokumentacji związanej z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej jest zatem obowiązkiem pracodawcy i nie zależy od składania dodatkowych oświadczeń w tym zakresie. Pracodawca może jednak, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.
Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy
Skoro żaden z przepisów Kodeksu pracy nie wprowadza odrębnych uregulowań, dotyczących usunięcia odpisu zawiadomienia o wymierzeniu kary porządkowej, w razie ustania stosunku pracy przed upływem terminu jej obowiązywania, można przyjąć, że zawiadomienie o ukaraniu powinno być usunięte z akt osobowych pracownika w ustawowym terminie, tj. po upływie roku kalendarzowego liczonego od dnia nałożenia kary. (GPP-517-4560-68-1/1/PE/RP)
Podstawa prawna:
- art. 113 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
- § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.),
- art. 32 ust. 1 pkt 6 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.).
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
