3 zasady gromadzenia notatek służbowych o pracownikach

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przepisy nie regulują zasad sporządzania i gromadzenia notatek służbowych dotyczących pracowników. Dyrektor szkoły ma jednak prawo prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, w tym dotyczącą nieprawidłowości przy jej wykonywaniu.

Brak przepisów prawa pracy, które zawierałyby konkretne regulacje w zakresie prawa pracodawcy do sporządzania notatek służbowych na temat pracowników, skutkuje koniecznością sięgnięcia w tym zakresie do orzecznictwa sądowego. Na podstawie orzeczeń Sądu Najwyższego można określić 3 zasady tworzenia notatek służbowych:

1. pracownik musi wiedzieć o każdej wykonanej w stosunku do niego notatce służbowej,
2. pracownik musi mieć wgląd do sporządzonych notatek służbowych na jego temat,
3. pracownik może żądać włączenia notatek służbowych do jego akt osobowych.

Dyrektor szkoły jest uprawniony do gromadzenia materiałów dotyczących swoich pracowników, szczególnie jeżeli mają one wpływ na ogólną ocenę ich pracy. Zatrudniony nie może żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej jego stosunku pracy w danej placówce. Może natomiast wymagać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazać pracodawcy dalsze gromadzenie ich w ramach tych akt.