4 najczęstsze błędy placówek medycznych związane z ochroną danych - jak ich unikać

Na początku, żeby podnieść świadomość i poszerzyć wiedzę pracowników placówki medycznej z zakresu ochrony danych osobowych, przeprowadźmy szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych. To standardowe działanie, gdy dojdzie do powstania incydentu godzącego w bezpieczeństwo danych osobowych. Szkolenie pozwoli zweryfikować aktualny stan wiedzy pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i wypromuje odpowiednie wzorce zachowań, które podniosą poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

Zadbajmy, aby pracownicy placówek medycznych zabezpieczyli swoje miejsce pracy w przypadku chwilowej nieobecności czy opuszczenia pomieszczenia biurowego. W takiej sytuacji powinni każdorazowo aktywować funkcję wygaszania ekranu, a dokumenty zawierające dane osobowe chować w miejscu niedostępnym dla osób postronnych np. w zamykanych na klucz szafkach. Naganne jest zapisywanie haseł do systemów informatycznych na kartkach, które są następnie naklejane na ekran monitora lub trzymane pod klawiaturą.

Do likwidacji wydruków dokumentów i nośników informacji stosujmy niszczarki. Możemy podpisać stosowną umowę na niszczenie dokumentów z firmą zewnętrzną.

Zweryfikujmy procedurę przesyłania plików i innych wiadomości zawierających dane osobowe. Zwróćmy uwagę na takie szczegóły, jak ukrywanie adresatów wiadomości czy szyfrowanie załączników zawierających dane osobowe. Tylko wtedy będziemy pewni, że przy wykorzystaniu służbowej poczty nie dojdzie do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych lub popełnienia przestępstwa.

Każdorazowe upoważnienie wiążmy z zakresem obowiązków pracowniczych. Nie można np. nadawać upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom z serwisu sprzątającego.

Zapewnijmy dostęp do danych wyłącznie osobom, które zostały właściwie upoważnione do przetwarzania danych osobowych. Osoby te powinny także podpisać oświadczenia o zachowaniu danych w poufności.

Poziomy dostępu poszczególnych pracowników do zbiorów nadajmy adekwatnie do realizowanych zadań służbowych. Chodzi o to, aby nie doszło do sytuacji, w której np. pracownicy administracyjni uzyskają dostęp do danych objętych tajemnicą lekarską.