Dofinansowanie projektu a trudna sytuacja finansowa instytucji

Trzeba mieć na uwadze wiele elementów, które mogą warunkować udział instytucji w realizacji projektu dofinansowanego ze środków UE. Jednym z istotniejszych w tym kontekście to struktura rozliczania w ramach projektu. Są projekty, które oferują system refundacji kosztów już poniesionych, ale także zdarzają się wciąż takie, które wciąż funkcjonują w systemie zaliczkowym, czyli takim kiedy przyznana kwota jest najpierw przekazywana beneficjantowi,  a potem rozliczana na podstawie przedstawionej dokumentacji.

Oba systemy mają swoje wady i zalety, niemniej dla instytucji w trudnej sytuacji system zaliczek może być wygodniejszy i pozwalający na bardziej sprawną realizację zadań projektowych.  W obu przypadkach dokładność i sprawność w prowadzeniu dokumentacji projektowej warunkuje płynność realizacji projektu i przepływów finansowych pomiędzy instytucją oferującą dotację a daną instytucją. Niestety nawet bardzo dobrze pro wadzona dokumentacja nie zabezpiecza przed zdarzającymi się dość często opóźnieniami w transferach kolejnych transz dotacji.

Dla instytucji prowadzącej projekt to często wiąże się z koniecznością finansowania działań projektowych z własnych środków, tak aby wypełnić zaplanowany harmonogram działań. Dla instytucji w trudnej sytuacji finansowej mogą takie opóźnienia być niezwykle trudne i prowadzić do utraty płynności finansowej  w realizacji podstawowych działań. Dlatego decyzja o udziale danej instytucji w realizacji projektu dofinansowanego ze środków zewnętrznych w tym ze środków UE,  powinna być dobrze przemyślana i skalkulowana.