Nie trzeba odnotowywać wyjść prywatnych na liście obecności

Przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa regulamin pracy, chyba że u danego pracodawcy obowiązuje zakładowy układ zbiorowy regulujący tę kwestię lub pracodawca nie jest obowiązany do tworzenia regulaminu (w takim przypadku o sposobie potwierdzania obecności w pracy informuje pracodawca). Przepisy prawa pracy nie wskazują, w jaki sposób pracownicy mają potwierdzać przybycie i swoją obecność w zakładzie pracy. Kwestie te reguluje pracodawca w swoich przepisach zakładowych.

Pracodawca, który zdecydował się na potwierdzanie przez pracowników obecności w pracy w formie list obecności (które nie są obowiązkowe), może taką listę opracować dowolnie – zarówno co do treści, jak i formy. Nie ma zatem obowiązku odznaczania na niej dokładnych godzin pracy pracownika. Tym samym w przypadku prywatnego wyjścia pracownika w godzinach pracy pracodawca może nie dokonywać żadnych zmian na liście obecności (zarówno w dniu, w którym prywatne wyjście z pracy zaistniało, jak i w dniu jego odpracowania), a jedynie w książce wyjść prywatnych odnotować to zdarzenie.

Jeżeli jednak lista obecności będzie stanowiła dokument pomocniczy przy tworzeniu ewidencji czasu pracy bądź też w istocie ewidencję czasu pracy zastępuje, z jej treści powinien wynikać faktyczny czas pracy pracownika. W takim przypadku w dniu, w którym pracownik korzystał z prywatnego wyjścia w godzinach pracy, godziny wyjścia powinny zostać oznaczone jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy. Natomiast w dniu, w którym pracownik odrabia wspomniane zwolnienie, godziny dodatkowo przepracowane powinny zostać oznaczone jako „odpracowanie zwolnienia z pracy”.