Lista obecności i rejestr wyjść nie zastąpią ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest dokumentem obowiązkowym, który powinien być prowadzony wobec każdego pracownika (nawet osoby zatrudnionej w systemie zadaniowym lub osoby zarządzającej – choć w ich przypadku nie ewidencjonuje się godzin pracy). Natomiast lista obecności jest dokumentem nieobowiązkowym i ma jedynie charakter pomocniczy. Podobnie zresztą jak np. elektroniczny rejestr wejść i wyjść.

Przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy można bowiem posiłkować się harmonogramem czasu pracy, listami obecności, zeszytami wyjść prywatnych lub wydrukami z elektronicznego systemu rejestracji wejść i wyjść. Takie dodatkowe, nieobowiązkowe dokumenty nie mogą jednak zastąpić obowiązkowej ewidencji czasu pracy. Co prawda ewidencja może być prowadzona w formie elektronicznej (może też automatycznie wypełniać się na podstawie czytników wejść i wyjść), jednak również w takim przypadku musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy, a więc także urlopy, zwolnienia i dni wolne.

Jest jeszcze dodatkowy warunek, aby dane z elektronicznej ewidencji można było wydrukować, np. na żądanie inspektora (choć nie trzeba przechowywać ich w formie drukowanej). Oczywiście – o czym już wspomniano wyżej – elektroniczna ewidencja nie zwalnia też z obowiązku przechowywania wniosków urlopowych i zwolnień w formie papierowej.

Uwaga: ewidencję trzeba udostępnić pracownikowi lub państwowemu czy społecznemu inspektorowi pracy na ich żądanie (w razie potrzeby – także w formie wydruku).