Krajowy System e-Faktur – jak dołączenie do niego pomoże Ci w prowadzeniu firmy?

Z artykułu dowiesz się:

• Co to jest KSeF i kiedy to rozwiązanie będzie obligatoryjne dla firm?

• Jakie korzyści zyskasz dzięki KSeF?

• Comach EDI a integracja KSeF: jak łatwo przesyłać i odbierać faktury?

Krajowy System e-Faktur – w skrócie KSeF – jest rządową platformą do wystawiania, odbierania, wysyłania i przechowywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (czyli tzw. e-faktur KSeF). Program jest aktualnie dobrowolny, jednak prawdopodobnie już od 1 stycznia 2024 roku KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców. Podobne systemy rządowe i tzw. model clearance działają w innych krajach na świecie, a Polska już niedługo do nich dołączy. Komisja Europejska wydała Polsce niezbędną zgodę na zastosowanie takiego rozwiązania (tzw. decyzja derogacyjna).

Z tego powodu warto już teraz zapoznać się z zasadami KSeF i przygotować firmę na nadchodzące zmiany, które będą niemałą rewolucją w fakturowaniu. Warto dodać, że KSeF powstał m.in. po to, aby zapobiegać wyłudzeniom VAT. Dzięki systemowi dokumenty księgowe będą weryfikowane w momencie ich wystawienia. Dokumenty otrzymają swój unikalny numer identyfikujący, a dodatkowo będą zweryfikowane pod względem zgodności z określonym wzorem. Potem zostaną automatycznie zarchiwizowane i pozostaną w systemie przez 10 lat.

Korzystanie z aplikacji KSeF niesie wiele korzyści dla osób, które zdecydują się na przejście na e-fakturowanie. Przedsiębiorcy – oprócz wspomnianej już archiwizacji faktur w systemie przez 10 lat –  mogą liczyć na ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących ustrukturyzowanych, wcześniejszy zwrot podatku VAT czy zwolnienia z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK.

Oprócz tego dzięki KSeF zautomatyzujesz przeprowadzanie kontroli podatkowych, skrócisz ich czas, a także zmniejszysz swoje zaangażowanie w proces obiegu faktur. Ma to spore znaczenie w szczególności w dużych firmach, które w ciągu dnia otrzymują i wystawiają setki faktur. Z KSeF dokumentacja firmowa zyska przejrzystość, a Ty będziesz mógł szybciej rozliczyć się z innymi podmiotami gospodarczymi, co ułatwi i usprawni zarządzanie biznesem. Dodatkowo zminimalizujesz błędy przy ręcznym wystawianiu i przesyłaniu FV, a nawet zadbasz o środowisko i ograniczysz liczbę zużytych kartek, bowiem Twoje faktury będą wyłącznie elektroniczne.

Jeżeli już teraz chcesz zacząć rejestrować e-faktury w KSeF, ale nie masz do tego odpowiedniej wiedzy i zasobów programistycznych, możesz skorzystać ze wsparcia firmy Comarch, która opracowała system dopasowany do potrzeb małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Dzięki programowi Comarch Edi (dostępnemu w modelu SaaS) zintegrujesz swoją firmę z rządowym systemem KSeF i będziesz mógł w prosty sposób zarządzać swoimi fakturami.

Wgląd do dokumentów otrzymasz za pośrednictwem aplikacji webowej albo automatycznego dostępu. Comarch EDI dokona za Ciebie walidacji zgodności Twoich dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur, a także dopasuje format FV do wymogów specyfikacji KSeF. Dodatkowo zyskasz możliwość przechowywania dokumentów w formacie KSeF XML wraz z ich historią.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Poznaj najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o KSeF!