Prawidłowo sporządzony protokół stanu bhp musi zawierać krótką charakterystykę zakładu pracy. Ta z kolei powinna zawierać informacje dotyczące:
ogólnej struktury organizacyjnej firmy,
rodzaju produkcji,
procesów technologicznych.
Warto pamiętać, że charakterystykę zakładu pracy pracownicy służby bhp muszą opisać w dwóch sytuacjach: podczas pierwszej kontroli warunków pracy w firmie (np. po uruchomieniu zakładu czy w sytuacji, gdy zaczynają pracę w nowej firmie) i podczas corocznej, obowiązkowej kontroli kompleksowej. W innych sytuacjach wystarczy, że pracownik służby bhp wpisze do protokołu (w rubryce dotyczącej ogólnej charakterystyki zakładu pracy), że kontrola jest zgodna z ostatnim protokołem, w którym została opisana charakterystyka firmy.
Pracownicy służby bhp, kontrolując problematykę bezpieczeństwa i higieny pracy, powinni uwzględnić realizację decyzji, wniosków i zaleceń pokontrolnych z wcześniejszych kontroli – zarówno organów nadzoru, jak i własnych.
