Obowiązki pracowników BHP na początku roku

Można wyróżnić dwie podstawowe grupy przygotowywanych dokumentów. Pierwsza z nich dotyczy dokumentacji, którą należy przygotować cyklicznie, np. każdego roku. Druga odnosi się do dokumentów sporządzanych po wystąpieniu określonego zdarzenia. Dobrym przykładem takiego zdarzenia jest chociażby wypadek przy pracy. W niniejszym artykule skupimy się jednak na pierwszej grupie. 

Jak wspomnieliśmy dokumenty należące do pierwszej grupy są sporządzane cyklicznie w ściśle określonych terminach lub czasookresach.  

1) do 15 stycznia - informacja o substancjach chemicznych, ich mieszaninach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym - dokument ten dotyczy pracodawców u których występują czynniki rakotwórcze. Przygotowane sprawozdanie musi zostać przesłane do właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego oraz właściwego okręgowego inspektora pracy. 

2) do 31 stycznia - dane do deklaracji ZUS IWA, czyli formularza poświęconego informacjom niezbędnym do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Co do zasady dane te przekazuje dział kadr, jednak to pracownicy BHP muszą udostępnić informację na temat wypadków przy pracy oraz liczby osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia (stanowiska na których zostały przekroczone parametry  NDS i NDN czynników szkodliwych). Dane zawierają również informację o liczbie wypadków przy pracy, z uwzględnieniem podziału na wypadki ciężkie i śmiertelne. 

3) do 15 lutego za poprzedni rok kalendarzowy - sprawozdanie Z-10 o warunkach pracy, dotyczące minionego roku. Złożenie sprawozdania ZUS Z10 to obowiązek pracodawcy, który otrzyma z pewnością odpowiednie przypomnienie drogą elektroniczną. Najczęściej powiadomienie o którym mowa jest wysyłane już w grudniu. 

Omawiane sprawozdanie musi zawierać informacje na temat zagrożeń czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznymi dla zdrowia na stanowiskach pracy, na których zostały przekroczone obowiązujące normy. Wskazuje także pracowników zatrudnionych w warunkach zagrożenia, uwzględniając stan na 31. grudnia. Zawiera także informację na temat podjętych w danym roku sprawozdawczym działań profilaktycznych i oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy. 

W sprawozdaniu nie może zabraknąć również danych o świadczeniach z tytułu pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia i uciążliwych a także o odszkodowaniach z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. 

4) zwyczajowo na początku roku (styczeń/luty) sporządza się analizę stanu BHP. Zwyczajowo, ponieważ przepisy nie wskazują wyraźnego terminu. Co ciekawe, regulacje prawne nie zawierają także precyzyjnego określenia zawartości tego dokumentu. Analizę przekazuje się pracodawcy do zapoznania. Warto uwzględnić w niej informacje na temat m.in. profilaktyki i opieki zdrowotnej, szkoleń z zakresu BHP, wypadków przy pracy, chorób zawodowych, wyników badań środowiska pracy, ryzyk zawodowych, oceny warunków pracy, ochrony pracy kobiet i pracowników młodocianych czy stanu technicznego budynków.

5) w terminie roku od ostatniego przeglądu - a jeśli zalecenia producenta tego wymagają, to częściej - należy przeprowadzić przegląd sprzętu PPOŻ. Należą do niego urządzenia przeciwpożarowe, przenośne gaśnice, przewoźne gaśnice. Co do zasady powinien być za to odpowiedzialny specjalista ds. PPOŻ. 

6) co rok i co pięć lat należy przeprowadzić przeglądy techniczne budynków - zgodnie z przepisami Prawa budowlanego. Dokładnie opisaliśmy je w artykułach:

• Okresowe kontrole obiektu budowlanego 
• Termin kontroli okresowych budynku 

7) Instrukcja użytkowania każdego wyposażenia zawiera informacje na temat wymaganego przeglądu technicznego. Dotyczy to także np. regałów magazynowych, czym co do zasady powinien zająć się kierownik magazynu. Służba BHP podczas przeprowadzanych audytów sprawdza, czy wyposażenie ma aktualny przegląd techniczny. 

8) Instrukcja użytkowania określa częstotliwość i sposób przeprowadzania kontroli środków ochrony indywidualnej.

9) Raz w roku, w bieżącym roku za rok poprzedni sporządza się rejestr czynników szkodliwych. Jego wzór zawiera rozporządzenie w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Dokument musi być sporządzony dla każdego stanowiska pracy, na którym występują czynniki szkodliwe. Nie ma przy tym znaczenia, czy przekraczają one dopuszczalny poziom.