Zaświadczenie ZUS Rp-7 można wystawić także na podstawie danych z akt osobowych

Zgodnie ze wspólnym stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS w przypadku braku dokumentacji finansowej i list płac, zaświadczenie o wysokości osiąganego wynagrodzenia na druku ZUS Rp-7 może być wypełnione na podstawie dokumentacji wynikającej z akt osobowych, a więc m.in. na podstawie danych zawartych w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz innych określających wynagrodzenie danej osoby. Takie składniki wynagrodzenia jak premie, nagrody czy dodatki mogą być uwzględnione tylko wtedy, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne.

Jeśli w aktach osobowych pracownika wynagrodzenie jest określone stawką godzinową, ustalenie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy zachowały się dane dotyczące liczby godzin, które pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie). Na podstawie tej dokumentacji pracodawca powinien móc ustalić:

• składnik wynagrodzenia,
• tytuł wypłaty,
• okres, którego dotyczy wypłacony składnik,
• czy od składników wynagrodzenia był obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i czy została opłacona składka, a także okres wypłaty i wysokość wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego.

Wypełniając pkt 3 zaświadczenia Rp-7, należy ustalić łączną kwotę przychodu pracownika za dany rok kalendarzowy. W tym celu trzeba zsumować te składniki wynagrodzenia (przychodu), od których istniał obowiązek odprowadzenia składki na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz inne wypłaty, wymienione w art. 15 ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.