Akta osobowe pracownika powinny być podzielone na trzy części – A, B i C. W pierwszej części A akt osobowych powinny znaleźć się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak np.:
Skierowanie kierowcy na urlop w czasie wypowiedzenia
Skierowanie na urlop w okresie wypowiedzenia oraz karta urlopowa nie muszą być przechowywane w aktach osobowych kierowcy. Można je dołączyć do jego ewidencji czasu pracy. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której wewnętrzne uregulowania stanowią inaczej.
- kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- świadectwa pracy (kopie) z poprzednich miejsc pracy.
W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, przede wszystkim np. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami profilaktycznymi okresowymi i kontrolnymi.
Natomiast w części C akt osobowych należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę (bez względu na to, która ze stron stosunku pracy je złożyła). Dokumenty, takie jak:
- skierowanie na urlop wypoczynkowy w trakcie wypowiedzenia (jeśli jest to odrębny dokument niż wypowiedzenie),
- wniosek urlopowy lub
- karta urlopowa,
nie muszą być przechowywane w aktach osobowych pracownika. Nawet nie powinny tam być trzymane.
Wyjątkiem jest sytuacja, w której przepisy wewnętrzne obowiązujące w danym zakładzie pracy, np. regulamin pracy, wymagają szczególnego miejsca przechowywania tych dokumentów, np. właśnie w aktach osobowych. Jeżeli brak takich uregulowań w zakładzie pracy, wówczas dokumenty te można dołączyć do ewidencji czasu pracy.
Podstawa prawna:
§ 1 ust. 1 i 2, § 6 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
