Kiedy nie ma obowiązku zwrotu kosztów planowanej podróży podczas urlopu

Planowanie urlopów na rok kalendarzowy jest obowiązkiem pracodawcy, chyba że związki zawodowe działające w zakładzie pracy wyrażą zgodę na rezygnację ze sporządzania planu. Jest on jednak ważnym narzędziem przy organizowaniu pracy, dlatego też u większości pracodawców jest on ustalany. Plan urlopów stanowi porozumienie pracodawcy i pracownika co do terminów, w jakich urlop zostanie udzielony. Zdarza się, że jest to jedyna forma, w jakiej strony ustalają, kiedy urlop ma zostać udzielony. Nie jest to jednak częstą praktyką i poza planem urlopów wymaga się wystąpienia pracownika z wnioskiem o udzielenie urlopu we wskazanym terminie i dopiero po jego udzieleniu pracownik może urlop rozpocząć. Prawo pracy nie przewiduje, aby pracodawca miał obowiązek zwrócić pracownikowi poniesione koszty związane z nieudzieleniem urlopu w terminie wskazanym w planie urlopów. Urlop może być przesunięty zarówno na umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika, jak i przez pracodawcę, jeśli zaistnieją szczególne potrzeby, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie pracy. Z tak sformułowanych przepisów wynika charakter ochronny terminu urlopu ustalonego w planie urlopów. Należy wskazać, że pracodawca musi, w razie sporu, wykazać, że faktycznie nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie pracy. Zakłócenie to nie może być "zwykłe", musi mieć charakter "poważny", a więc pracodawca musi wykazać konkretne okoliczności o takim znaczeniu dla funkcjonowania zakładu pracy.  Jednak ustawodawca nie przewidział, aby w sytuacji, gdy będą miały miejsce wskazane szczególne potrzeby pracodawcy uniemożliwiające udzielenie urlopu, był on zobowiązany do zwrotu kosztów, które pracownik poniósł w związku z planowanym wyjazdem (np. koszty wycieczki, wyjazdu zorganizowanego, itp).

Taki obowiązek powstaje dopiero w przypadku, kiedy urlop został już udzielony, ale został odwołany. Przyjmuje się, że jest to sytuacja, gdy pracownik rozpoczął już urlop i musi z niego powrócić.  Przepis art. 167 § 1 kodeksu pracy wskazuje bowiem, że odwołanie może nastąpić tylko w sytuacji, gdy obecność pracownika jest niezbędna w związku z okolicznościami nieprzewidzianymi  w chwili rozpoczynania urlopu. W związku z tym aby odwołanie mogło mieć miejsce musi nastąpić rozpoczęcie urlopu. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany pokryć poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Do takich kosztów będą więc należały straty związane z niewykorzystanym okresem wypoczynku (wycieczki, noclegów), ale też dodatkowe koszty związane z koniecznością powrotu w wyznaczonym czasie.

Wydatek taki należy ująć w wydatkach budżetowych w paragrafie 302 "Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń". Zgodnie z opisem klasyfikacji budżetowej właśnie w nim ujmuje się wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, niezaliczone do wynagrodzeń, a katalog tych wydatków jest otwarty. Wydatek związany ze zwrotem kosztów poniesionych przez pracownika, bezpośrednio związanych z odwołaniem z urlopu jest wydatkiem "pracowniczym", ale nie stanowi on wynagrodzenia za pracę, dlatego też ujmuj się go we wskazanym paragrafie budżetowym.