Zgubioną fakturę papierową można zastąpić e-fakturą

Od 1 stycznia 2014 r. przepisy dotyczące wystawiania obu typów faktur zostały przeniesione z rozporządzeń ministra finansów do ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zakres danych, które takie dokumenty powinny zawierać, jest identyczny dla faktur papierowych i elektronicznych. W obu przypadkach podatnik jest także zobowiązany do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W odróżnieniu od fakturowania w tradycyjnej formie, stosowanie faktur elektronicznych wymaga spełnienia jeszcze dodatkowego obowiązku, tj. uzyskania akceptacji odbiorcy. Akceptacja taka może mieć formę dorozumianą – np. płacąc za fakturę otrzymaną drogą elektroniczną, podatnik de facto akceptuje jej wysłanie w tej formie.

Regulacje dotyczące wystawiania duplikatów faktur są analogiczne dla obu form fakturowania. Duplikaty wystawia się w sytuacji, gdy faktura, zarówno elektroniczna, jak i papierowa, ulegnie zniszczeniu lub zaginie.

Nie ma przeszkód, aby duplikat faktury elektronicznej został wystawiony i przesłany w tradycyjnej formie papierowej. Ważne jest aby zawierał oznaczenie „duplikat” oraz datę jego wystawienia. Ustawodawca już w 2011 roku odszedł od wymogu, aby duplikaty do faktur przesłanych w formie elektronicznej przesyłano w tej samej formie.

Więcej wątpliwości budzi jednak udostępnienie faktury w formie elektronicznej, która uprzednio została przesłana w formie papierowej. Przepisy nie odnoszą się wprost do takiej sytuacji. Wystawca faktury powinien zabezpieczyć się przed ryzykiem podwójnego zafakturowania tej samej sprzedaży. Ustawa o VAT mówi o wystawianiu faktur w „co najmniej dwóch egzemplarzach” i wskazuje, że jeden z egzemplarzy powinien otrzymać nabywca (nie odwołuje się do samego pojęcia „oryginału” faktury).

Nie ma przeszkód, aby w sytuacji gdy kontrahent nie wyrazi zgody na przesyłanie faktur elektronicznych, przesyłać mu faktury papierowe i ewentualnie udostępnić do wglądu te dokumenty na stronie internetowej.