Przy sprzedaży mieszanej trzeba prowadzić różne rodzaje ewidencji

Podatnicy, którzy wykonują zarówno sprzedaż opodatkowaną, jak i zwolnioną muszą odrębnie określać kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami dającymi prawo do odliczenia VAT. Jeśli podatnik nie jest w stanie wyodrębnić całości lub części tych kwot np. w przypadku mediów), może odliczyć jedynie część podatku. Należy zrobić to, stosując tzw. proporcję sprzedaży. Ustala się ją jako udział rocznego obrotu z prawem do odliczenia w całkowitym obrocie firmy.

Podatnicy mający sprzedaż mieszaną powinni każdy zakup przypisywać (i ewidencjonować) do czynności:

• Z prawem do odliczenia VAT w całości.
• Nieuprawniających do odliczenia pełnego VAT.
• Umożliwiających jedynie częściowe odliczanie podatku.

Klasyfikacja taka jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia podatku naliczonego. Odrębnemu ewidencjonowaniu podlegają ponadto zakupy:

• Towarów i usług innych niż środki trwałe.
• Nieruchomości.
• Środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Ustawa o VAT nie wymaga ewidencjonowania zakupów związanych z czynnościami nieuprawniającymi do odliczenia podatku. Jednak w praktyce ewidencja ta może być potrzebna w sytuacji, gdy nabyte towary zmienią swoje przeznaczenie podczas ich użytkowania.

Przy działalności mieszanej podatnik powinien posiadać zarówno ewidencję zakupów (w celu wyodrębnienia tych, od których przysługuje mu odliczenie VAT tylko w części), jak i ewidencję sprzedaży. Prowadzi się ją w celu określenia proporcji sprzedaży za poszczególne lata podatkowe.

W sytuacji gdy proporcja wstępna:

• przekroczy 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu wynikająca z zastosowania tej proporcji w skali roku była mniejsza niż 500 zł – podatnik może uznać, że proporcja ta wynosi 100%;
• nie przekroczy 2% – przedsiębiorca może przyjąć, że proporcja wynosi 0%.

Wskaźnik proporcji zaokrągla się w górę do najbliższej liczby całkowitej. W konsekwencji sformułowanie „proporcja przekroczyła 98%” oznacza, że ta zasada ma zastosowanie w praktyce wówczas, gdy wskaźnik proporcji za ubiegły rok (w zaokrągleniu) wyniesie 99%, czyli faktycznie będzie się ona kształtowała na poziomie 98,01 do 99,00%.