Przechowywanie paragonów w formie elektronicznej

Na takie wątpliwości odpowiedział Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 19 maja 2022 r. Przedsiębiorca dokonujący transakcji z konsumentami drukował paragony w formie papierowej, a do każdej transakcji wystawia fakturę elektroniczną, którą kupujący mógł pobrać w przygotowanym do tego systemie sprzedającego. Przedsiębiorca chciał się upewnić, czy w takim przypadku wystarczy, aby przechowywał paragony w formie elektronicznej, czy konieczne jest dodatkowa archiwizacja w formie papierowej. Wątpliwość nasunęła się w związku z art. 106h ustawy o podatku od towarów i usług, zobowiązującego sprzedającego do dołączania do kopii faktury paragonu dokumentującego sprzedaż, której dotyczy faktura. 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał w interpretacji, że możliwe jest przechowywanie paragonów jedynie w formie elektronicznej. Trzeba jednak spełniać określone warunki. Musi być zapewniona możliwość ich odszukania i jednocześnie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przez cały okres, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. sposób przechowywania powinien gwarantować nie tylko dostęp, lecz także możliwość ich odczytu i wydrukowania. Jeżeli do paragonu wystawiane są faktury, system powinien zapewnić powiązanie obu dokumentów z tą samą transakcją.

Żadna z regulacji prawnych nie zawiera przeciwwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Przepisy nie określają w jakiej formie paragon ma być przechowywany, jeśli odnoszą się one do transakcji udokumentowanych jednocześnie fakturami wystawionymi w formie elektronicznej. Obowiązki przedsiębiorcy zajmującego się sprzedażą na rzecz konsumentów i ewidencjonującego transakcję z wykorzystaniem kasy tworzącej elektroniczną kopię ograniczają się do wydruku paragonu z dokonanej sprzedaży. Obowiązek ten wynika z art.  art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 29 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Przywołany przepis rozporządzenia nie nakłada obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które są zapisane w formie elektronicznej na karcie pamięci, czy innym nośniku danych. 

Wypełnia to obowiązek o którym mowa w art. 106h ustawy, zgodnie z którym do faktury dotyczącej sprzedaży ewidencjonowanej przy pomocy kasy rejestrującej dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż.