Płatność zaliczkową trzeba udokumentować fakturą

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do przekazanej kwoty. Tego typu płatność sama w sobie nie stanowi czynności o charakterze samodzielnym, jak również nie jest zdarzeniem opodatkowanym. Aby można było mówić o powstaniu obowiązku podatkowego, pomiędzy otrzymaną płatnością a czynnością opodatkowaną powinien istnieć związek przyczynowo-skutkowy, gdyż kwota ta stanowi wówczas wynagrodzenie za czynność, w związku z którą jest należna.

Obowiązek podatkowy powodują tylko płatności definitywne, a nie zabezpieczające, jak kaucje zwrotne. Wyjątek od tej zasady został uregulowany w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku usług:

• telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• najmu, dzierżawy i leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób,
• ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej oraz dostaw i usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

– obowiązek podatkowy powstaje z momentem wystawienia faktury z tego tytułu.

Wystawienie faktury VAT z tytułu otrzymania płatności zaliczki przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi, powinno nastąpić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Obowiązek podatkowy powstanie dopiero wtedy, gdy środki pieniężne znajdą się w posiadaniu lub dyspozycji podatnika. W przypadku obrotu bezgotówkowego obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą uznania rachunku podatnika, a nie obciążenia rachunku nabywcy.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer,
• odpowiednie oznaczenie podatnika oraz nabywcy towaru lub usługi wraz z numerem identyfikacji podatkowej,
• datę i kwotę otrzymanej zapłaty,
• stawkę i kwotę podatku obliczoną zgodnie z wzorem wskazanym w ustawie o VAT, który oblicza wartość podatku z otrzymanej kwoty traktowanej jako brutto.