Elementy ewidencji VAT regulują przepisy

Dokumentacja taka powinna zawierać następujące dane:

• kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami z prawem do odliczenia oraz kwoty podatku naliczonego bez prawa do odliczenia,
• dane niezbędne do prawidłowego określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
• kwoty VAT naliczonego obniżające podatek należny,
• wysokość podatku należnego,
• kwotę podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, oraz
• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji.

Należy pamiętać, że przepisy nie narzucają formy, w której powinna być prowadzona tego rodzaju ewidencja. Dlatego każdy podatnik sam może wybrać taki sposób jej prowadzenia, który umożliwi terminowe i prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej na podstawie zgromadzonych w ewidencji danych. Istotne jest jedynie to, aby dokumentacja zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami VAT a także inne dane niezbędne do wypełnienia ww. deklaracji. Potwierdzały to również organy podatkowe np. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach indywidualnych  z 18 czerwca 2007 r. (nr 1401/PH-II/4407/14-13/07/MZ) oraz z 2 października 2012 r. (nr IPPP1/443-619/12-2/PR).

W drugim z ww. pism organ podatkowy stwierdził, że ponieważ przepisy nie określają jednolitego powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji sprzedaży i zakupu dla potrzeb rozliczenia VAT – dopuszczalne jest prowadzenie tych ewidencji w dowolnej formie opracowanej przez podatnika. Warunkiem jest tylko, aby zawierały one wszystkie niezbędne przepisami elementy.

Trzeba pamiętać, że nie wszystkie dane uwzględnione w ewidencji VAT muszą zostać ujęte w deklaracji VAT-7/VAT-7K/VAT-7D. Należy zauważyć, że część D deklaracji, nazwana „Rozliczenie podatku naliczonego” przeznaczona jest do wykazywania wartości towarów i usług, jak również kwoty podatku naliczonego. W pozycji 43 podaje się wartość netto towarów i usług, które zostały nabyte przez podatnika. Natomiast w pozycji 44 trzeba wpisać kwotę naliczonego z tego tytułu podatku. Z kolei pozycje 41-42 deklaracji służą do podawania takich wartości w odniesieniu do nabytych towarów i usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym zaliczane są przez podatnika do środków trwałych.

Zgodnie z objaśnieniami do deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7/VAT-7K/VAT-7D) – w części D wykazuje się wyłącznie wartość towarów i usług oraz kwotę podatku naliczonego (z uwzględnieniem korekt) w takiej wysokości, w jakiej podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego, na zasadach określonych w art. 86-92 ustawy o VAT i przepisów wykonawczych (w okresie rozliczeniowym, za który składana jest deklaracja).

Oznacza to, że w deklaracjach należy wykazywać wartość netto zakupów, które mają związek ze sprzedażą opodatkowaną oraz są udokumentowane fakturami zawierającymi podatek naliczony. Natomiast zakupy, przy których kwota podatku nie występuje i które w związku z tym nie dają prawa do odliczenia VAT naliczonego – nie powinny być przez podatników ujmowane w deklaracji VAT. Odnosi się to również do zakupów towarów i usług ze stawką 0%, jak również zwolnionych od opodatkowania VAT. Na taki sposób postępowania zwracały również uwagę organy podatkowe, o czym przekonuje m.in. treść interpretacji indywidualnych dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 sierpnia 2013 r. (nr IPPP2/443-522/13-2/RR) oraz dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 9 października 2013 r. (nr ILPP2/443)