Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, wykonującego na jego polecenie zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy. A zatem przedsiębiorca, który wysyła pracownika w podróż służbową, ma obowiązek ją sfinansować, tym samym może zaliczyć poniesione wydatki do tzw. kosztów pracowniczych.
Wydatki na rzecz pracowników stanowią jednak koszt podatkowy dopiero w momencie, w którym faktycznie zostały poniesione, czyli przekazane (pozostawione do dyspozycji) zatrudnionej osobie. A zatem można rozliczyć jedynie wydatki dotyczące podróży służbowych, gdy spółka dokona faktycznie zwrotu poniesionych kosztów podróży albo pozostawi te należności do dyspozycji pracownika.
Uwaga! W przypadku świadczeń wypłacanych na rzecz pracownika za
koszty uzyskania przychodów nie można uznać niewypłaconych, niedokonanych lub niepozostawionych do dyspozycji wypłat ze stosunku pracy.
Moment zaliczenia wydatków do kosztów
W przypadku podróży służbowych (w tym zagranicznych) kosztem uzyskania przychodów jest wydatek zaliczony w koszty podatkowe w dniu rozliczenia zaliczki, a gdy pracownikowi nie została ona udzielona w dniu wypłacenia należności tytułem zwrotu kosztów związanych z podróżą. Uwzględniając postanowienia art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawy o CIT), jeżeli dzień wypełnienia przez pracownika dokumentu „Rozliczenie podróży służbowej” jest tożsame z momentem przekazania mu do dyspozycji środków pieniężnych lub wypłaty tych środków, to można go również uznać za datę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu spółki. Interpretacja naczelnika US w Łodziz 10 sierpnia 2007 r., (ŁUS-II-2-423/214/07/AG).
W przypadku osób łączących zagraniczną podróż służbową z wakacjami pracodawca powinien pokryć koszty podróży powrotnej do kraju, choć powrót ten nastąpi dopiero po zakończeniu urlopu. Pozostałe wydatki związane z przedłużonym pobytem w celach prywatnych pracownik musi pokryć we własnym zakresie. Na obowiązek sfinansowania powrotu z podróży służbowej nie ma wpływu fakt, że nie nastąpił on bezpośrednio po zakończeniu delegacji.
Przepisy podatkowe nie zakazują bowiem łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Co za tym idzie, pracodawca bez przeszkód może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na podróż służbową pracownika, w tym bilet powrotny, w sytuacji gdy za jego zgodą pracownik przedłużył pobyt i podróż tę połączył z wakacjami. Takie stanowisko można spotkać również w interpretacjach organów podatkowych.
Powrót z delegacji po wykorzystaniu urlopu
Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. A zatem spółka prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy przedłużył on podróż służbową i za czas pobytu prywatnego sam ponosił wydatki. Interpretacja dyrektora IS w Warszawie z 2 października 2009 r., (IPPB5/423-414/09-4/JC).
Iwona Kowalczyk, doradca podatkowy
Zobacz także:
