Obowiązki płatnika przy zwrocie świadczenia nienależnego

Spółka wypłacała swoim pracownikiem premie motywacyjne dla osób nowozatrudnionych. Jej wysokość została określona jako 50 tys. zł. brutto płatne jednorazowo wraz z pierwszym wynagrodzeniem. Jeśli umowa zostanie zakończona wcześniej niż po 24 miesiącach, część premii ma zostać zwrócona na konto Spółki jako nienależna. Jeden z pracowników zakończył współpracę ze spółką. Wypłacona premia została przeliczona na kwotę netto i częściowo zwrócona na konto spółki. Zwrot nastąpił w maju, natomiast rozwiązanie umowy miało miejsce 31 stycznia 2022 r. Wątpliwości spółki jako płatnika dotyczyły kwestii związanej z koniecznością korygowania zaliczki na podatek dochodowy odprowadzonej w listopadzie 2020 r. w związku z wypłatą premii. Dodatkowo pojawiła się wątpliwość, czy w takiej sytuacji powinny mieć zastosowanie przepisy obowiązujące w listopadzie 2020 r. czy też w dacie rozliczenia premii w maju 2022 r. 

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa zasady, zgodnie z którymi można odzyskać podatek opłacony od przychodu, jeśli dojdzie do jego zwrotu jako świadczenia nienależnego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej orzekł, że jako świadczenie nienależne powinna być potraktowana cała kwota przychodu - zarówno dla płatnika, który poniósł wydatek na rzecz pracownika, jak i dla samego pracownika, który uzyskał już kwotę po potrąceniu zaliczki. 

Jeśli w danym roku podatkowym dokonano zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w całości, a świadczenia te były opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych, to ustawa o podatku dochodowym wskazuje dwie możliwości rozliczenia tego zwrotu:
a) rozliczenie przez płatnika na podstawie art. 41b ustawy o PIT
b) rozliczenie przez podatnika na podstawie art. 26 ust. 1 pkt. 5 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów łącznie z pobranym od nich podatkiem (zaliczką) w sytuacji gdy podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu. 

Płatnik pomniejszy miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki o wysokość zwróconego świadczenia. Jeśli kwota zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może pomniejszyć dochód także w następnych miesiącach, aż do pełnego pomniejszenia - jednak można tak robić jedynie w roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu. 

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT, podstawę obliczenia podatku stanowi dochód po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które wcześniej zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, pod warunkiem, że zwroty te nie zostały wcześniej uwzględnione przez płatnika. 

Przepis ten powinien być interpretowany w taki sposób, że poprzez stwierdzenie "zwrot nienależnie pobranego świadczenia w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy" należy rozumieć świadczenie w kwocie netto wraz z pobraną zaliczką na podatek dochodowy. 

Ważne: Zwrot powinien być dokonywany w kwocie brutto, czyli wraz z pobranymi przez platnika zaliczkami na podatek.

W przypadku gdy premia, jako świadczenie nienależne zostanie zwrócona w kolejnym roku podatkowym, płatnik nie może wprowadzić korekty rozliczenia dokonanego w roku podatkowym, w którym premia została wypłacona. Zaliczka na podatek dochodowy została sporządzona prawidłowo i odzwierciedlała stan faktyczny.