Wszystko, co musisz wiedzieć o audycie zewnętrznym w branży zsee

Kwestie związane z koniecznością przeprowadzenia audytu zewnętrznego reguluje rozdział 9 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym. Audytem objęte są organizacje odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz prowadzący zakłady przetwarzania zużytego sprzętu. Podmioty te, corocznie, do 30 kwietnia muszą przeprowadzić audyt za rok poprzedni. W związku z tym, że przepisy ustawy w tym zakresie weszły w życie 1 stycznia 2017 r., pierwszy audyt będzie obejmował rok 2017 i należy go przeprowadzić do 30 kwietnia 2018 r. Podczas pierwszego audytu zostanie sprawdzona zgodność prowadzonej działalności w roku 2017 z przepisami prawa.

Audyt będzie mógł przeprowadzić tylko akredytowany weryfikator środowiskowy, o którym mowa w przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylającego rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE (Dz. Urz. UE L 342 z 22.12.2009, str. 1, z późn. zm.).

Organizacje odzysku oraz zakłady przetwarzania zsee będą mogły same wybrać audytora i to one poniosą koszty przeprowadzenia audytu. Lista weryfikatorów środowiskowych EMAS dostępna jest na stronie internetowej Polskiego Centrum Akredytacji.

Podczas audytu w organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego audytor sprawdzi:

• jaki jest zakres prowadzonej przez organizację działalności,
• czy organizacja spełnia wymagania dotyczące akcjonariusza organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
• czy została zawarta umowa z prowadzącym zakład przetwarzania,
• czy organizacja posiada zaświadczenia o zużytym sprzęcie wystawione przez prowadzących zakłady przetwarzania,
• czy organizacja rzetelnie i terminowo składała sprawozdania w imieniu wprowadzających, z którymi posiada zawarte umowy oraz sprawozdanie zbiorcze organizacji odzysku.

Natomiast podczas audytu u prowadzącego zakład przetwarzania audytor sprawdzi, czy zakład ten:

• spełnia wymagania wynikające z ustawy o zużytym sprzęcie oraz ustawy o odpadach, w szczególności czy przetwarza odpady zgodnie z warunkami zawartymi w posiadanych decyzjach,
• ma możliwości techniczne (w tym odpowiednie moce przerobowe instalacji służących do przetwarzania) umożliwiające demontaż oraz przygotowanie do ponownego użycia zebranego zużytego sprzętu, który powstał ze sprzętu wprowadzonego do obrotu przez wprowadzających sprzęt, z którymi prowadzący zakład przetwarzania zawarł umowy, oraz odpadów powstałych po demontażu zużytego sprzętu, oraz
• czy informacje zawarte w zaświadczeniu o zużytym sprzęcie wystawionym przez prowadzącego zakład przetwarzania są zgodne ze stanem faktycznym.

Po przeprowadzonej kontroli audytor musi przygotować pisemne sprawozdanie, które następnie, wraz z dokumentacją audytu, przekaże organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz prowadzącemu zakład przetwarzania.

Najpierw audytor opracowuje projekt takiego sprawozdania, w którym informuje o ustaleniach z przeprowadzonego audytu. Projekt ten przekazuje organizacji albo prowadzącemu zakład przetwarzania, a oni mają 14 dni na pisemne zgłoszenie ewentualnych uwag. Audytor po otrzymaniu dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń dotyczących projektu sprawozdania dokona ich analizy i w miarę potrzeby podejmie w tym zakresie dodatkowe czynności sprawdzające. Jeżeli uwagi będą zasadne w całości lub w części, projekt sprawozdania może być zmieniony lub uzupełniony, a zgłoszone uwagi zostaną włączone do dokumentacji audytu.

Sprawozdanie powinno zawierać:

1) stronę tytułową;

2) datę sporządzenia sprawozdania;

3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby audytowanego podmiotu, a w przypadku zakładu przetwarzania również adres miejsca wykonywanej działalności podlegającej audytowi;

4) numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numer REGON audytowanego podmiotu;

5) numer rejestrowy audytowanego podmiotu;

6) nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt oraz numer akredytacji tego podmiotu;

7) imię i nazwisko audytora uczestniczącego w audycie;

8) termin przeprowadzenia audytu;

9) rok kalendarzowy objęty audytem;

10) cel audytu;

11) zakres przedmiotowy audytu, w tym wykaz dokumentów i danych źródłowych, z których korzystał audytor;

12) podjęte działania i zastosowane techniki audytu;

13) ustalenie stanu faktycznego, w tym wskazanie stwierdzonych uchybień;

14) podpis audytora sporządzającego sprawozdanie oraz podpis prawomocnego przedstawiciela weryfikatora.

Uwierzytelnioną kopię sprawozdania organizacja odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz prowadzący zakład przetwarzania muszą przekazać właściwemu wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska oraz marszałkowi województwa nie później niż w terminie do 15 maja. Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wraz z dokumentacją audytu należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego audyt dotyczy.

Audyt organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego ma być przeprowadzany w jej siedzibie, natomiast audyt zakładu przetwarzania przeprowadza się w zakładzie przetwarzania oraz w miejscu, gdzie prowadzący zakład przetwarzania przechowuje dokumentację. Jeżeli przedsiębiorca posiada więcej niż jeden zakład przetwarzania, audyt przeprowadzany jest w każdym z zakładów. Przedsiębiorca, który podlega audytowi, otrzyma od audytora informację o zamiarze przeprowadzenia audytu, w terminie co najmniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia audytu.