Zasady podwójnej księgowości w układzie rodzajowym

Chcąc mieć dobrze funkcjonującą i jasną księgowość, organizacje powinny prowadzić ją z podziałem na poszczególne typy swojej działalności pod kątem statutowym, czyli w rozbiciu na działalność:

• statutową nieodpłatną,

• statutową odpłatną,

• gospodarczą.

Wszystkie zdarzenia związane z funkcjonowaniem w trakcie roku organizacje muszą na bieżąco rejestrować w księgach rachunkowych i wykazać je w sprawozdaniu finansowym, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

To, w jaki sposób organizacja będzie dokonywała podziału kosztów na statutowe i administracyjne oraz na koszty gospodarcze, zawsze jest jej wyborem opisanym w polityce księgowania. Rozróżnienie takich kosztów powinno jednak zaczynać się od analizy, czy wydatek jest kosztem statutowym, natomiast w razie wykluczenia, czy jest kosztem administracyjnym, a dopiero w ostateczności, czy jest kosztem gospodarczym.

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności ewidencję kosztów można prowadzić:

1. tylko w układzie rodzajowym (konta zespołu 4),
2. tylko w układzie kalkulacyjnym (konta zespołu 5),
3. równocześnie w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym (konta zespołu 4 i 5).

Ewidencja i rozliczanie kosztów działalności tylko według rodzajów polega na bieżącym księgowaniu wszystkich poniesionych kosztów działalności na podstawie dokumentów źródłowych, zapisem:

• Wn konto 40 „Koszty realizacji zadań statutowych”,

• Ma konto zespołu 0, 1, 2, 3, 8.

Po stronie Wn konta 40 księguje się świadczenia statutowe zrealizowane w formie wypłat środków pieniężnych lub równowartość świadczeń w naturze, pokrywane z Ma konta „Kasa”, z Ma konta „Rachunek bankowy” lub w formie rzeczowej (w korespondencji ze stroną Ma konta „Materiały” lub ze stroną Ma konta „Towary”).

W ciągu roku obrotowego konta kosztów rodzajowych wykazują saldo Wn, oznaczające wysokość kosztów poniesionych w bieżącym okresie, bez względu na to, jakich okresów dotyczą.

Na dzień bilansowy koszty te przenosi się na wynik finansowy zapisem:

• Wn konto 86 „Wynik finansowy fundacji z działalności statutowej”,

• Ma konto 40 „Koszty realizacji zadań statutowych”.

Za koszty administracyjne należy natomiast uznać inne koszty, które nie zostały zakwalifikowane jako koszty statutowe, np. materiały biurowe, koszty remontów, koszty sprzątania biura, płace niektórych pracowników. Kosztami statutowymi są natomiast koszty związane z realizacją określonego programu przez stowarzyszenie, zgodne z celami statutowymi.

Część kosztów może być wspólna dla działalności statutowej i gospodarczej, np. czynsz za biuro, opłaty bankowe, wynagrodzenia obsługi biura i inne. Mogą być one rozliczone umownym wskaźnikiem procentowym na źródła finansowania. Wszystkie koszty według rodzajów powinny posiadać analitykę dotyczącą rodzaju kosztu.

Więcej na ten temat >>