Rola audytu w strategicznym zarządzaniu ryzykiem

Projekty, które poniosły porażkę, mogą mieć zarówno krótko-, jak i długoterminowy wpływ na firmę. Niepowodzenie związane jest zwykle z niedojrzałymi zachowaniami, co prowadzi do nieodpowiedniego wykorzystania zasobów, zwielokrotnionych wysiłków, a w efekcie – do wzrostu kosztów. Może też spowodować niechęć siły roboczej do wprowadzania zmian, a także utratę reputacji firmy. Audyt wewnętrzny pomaga zidentyfikować wiele z tych wyzwań odpowiednio wcześnie, aby osiągnąć maksymalną wartość pochodzącą z projektów transformacji biznesu.

Duże projekty przechodzą przez określone poziomy, począwszy od planowania, na realizacji zysków skończywszy. Audyt pełni w tym cyklu znaczącą rolę, przynosząc szereg niewymiernych korzyści:

• lepsza gotowość organizacyjna;
• wcześniejsza identyfikacja, zrozumienie i zdecydowanie w sprawie niektórych kwestii;
• zwiększone prawdopodobieństwo dostosowania projektu do możliwości, czasu i budżetu;
• zmiana zarządzania na lepsze;
• zwiększona kontrola projektu w celu maksymalizacji wydajności;
• większe możliwości rozwiązań asekuracyjnych.

Podczas pracy z dużymi projektami, bardzo często pojawiają się dwa kluczowe pytania: czy nasze działania są odpowiednie? czy wykonujemy je w odpowiedni sposób?

Stosowność działań pozwala zrozumieć kluczowe elementy projektu, takie jak: podejście, metodologia, działania, ramy czasowe, środki i wymagania. Pomaga określić konkretne działania i nadzór oraz zidentyfikować kluczowe zagrożenia, aby móc szczegółowo dostosować punkty kontrolne do zagrożeń.

Druga kwestia dotyczy sposobu postępowania podczas pracy z projektem. Ważne jest przeprowadzenie rzetelnej oceny przypadku – w każdym momencie realizacji projektu może się okazać, że kluczowe kwestie, założenia, analizy i inne elementy nie współgrają z ogólną strategią firmy, możliwościami i strukturą organizacyjną, złożonością techniczną, kompetencjami, a także ewolucją trendów w branży, nowymi technologiami i przepisami. Niestety, wiele projektów, które rozpoczynają się od studium przypadku, nie zawiera obiektywnych miar, ocen i raportów. Cała uwaga koncentruje się jedynie na zarządzaniu projektem – możliwościach, kosztach i ramach czasowych. A to najkrótsza droga do utraty spodziewanych korzyści.

Główna uwaga powinna być skupiona na zestrojeniu procesu z rozmieszczeniem technologii i zaangażowaniem ludzi. Gdy procedury, nadzór i autoryzacje są uporządkowane, polepsza się używalność systemu oraz jakość danych i raportów.

Na poziomie wdrożenia programu audyt może pomóc:

• zweryfikować standardy procedur;
• ocenić poprawność zbierania i konwersji danych;
• zidentyfikować poziomy ryzyka;
• wspierać projektowanie procesów kontroli;
• ocenić nowe procesy, takie jak: tworzenie zespołu odpowiedzialnego za przeobrażenia, procesy równoległe, krzyżujące się kroki, plany kontyngentowe, obliczenia związane z użytkownikiem końcowym, wymagania produkcyjne czy zarządzanie ryzykiem;
• dokonać oceny planów, przeobrażenia i zidentyfikować operacyjne i organizacyjne kwestie konieczne do wdrożenia;
• sprawdzić, czy istnieją jakiekolwiek duplikacje w systemach lub staraniach;
• upewnić się, że każde pojedyncze ryzyko jest rozpatrywane.

Firmy kupują i tworzą systemy i narzędzia mające wspierać oraz zautomatyzować procesy programów transformacji, jednak znaczna część funduszy przeznaczana jest na systemy, które później nie są wykorzystywane lub są wykorzystywane nieefektywnie.

Co w tej kwestii ma do zaoferowania audyt wewnętrzny? Przede wszystkim dzięki niemu wiadomo, że potrzeby funkcjonalne są zapewnione. Konieczne jest sprawdzenie interfejsu projektów. Ponadto dokonuje przeglądu środowiska hardware i software oraz ocenia integrację systemu IT z migracją danych w kwestii jakości i bezpieczeństwa. Przez cały czas śledzi się też korzyści i oszczędności finansowe.

Zaangażowanie ludzi jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu programu transformacji. Konieczne jest także posiadanie odpowiednich umiejętności, doświadczenia i certyfikatów, bez których projekt będzie ryzykowny. Audyt pomaga upewnić się, czy wymienione kwestie faktycznie funkcjonują w firmie. Zwraca też uwagę na kulturę w obrębie organizacji. Ponadto mierzy wykorzystanie środków oraz zapewnia analizę trwałości już po wdrożeniu.