Nawet 5.000 zł grzywny za niewpłacenie odpisów na rachunek ZFŚS

Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych pracowników, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. To znaczy, iż pracodawca jest zobowiązany ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych na potrzeby odpisu co najmniej dwa razy w roku, tj. na początku roku i na końcu roku, w celu skorygowania wartości odpisu do rzeczywistego stanu zatrudnienia.

Aby ustalić przeciętne zatrudnienie u pracodawcy na dany rok kalendarzowy, w pierwszej kolejności należy obliczyć przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach (w przeliczeniu na pełne etaty), następnie zsumować 12 otrzymanych wyników, a otrzymaną sumę podzielić przez 12. Uzyskany wynik daje nam przeciętne zatrudnienie w danym roku w przeliczeniu na pełne etaty. Przy obliczaniu przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach najlepiej skorzystać z metod stosowanych w sprawozdawczości dla GUS, zawartych w objaśnieniach do formularza Z-06 (w zależności od fluktuacji kadry można zastosować metodę średniej arytmetycznej, metodę uproszczoną lub metodę średniej chronologicznej).

Do obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych uwzględnia się tylko pracowników, czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o  pracę (art. 2 Kodeksu pracy). Nie uwzględnia się natomiast osób:

• zatrudnionych na podstawie umów cywilnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego), ponieważ nie są one pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy,
• przebywających na urlopie bezpłatnym, ponieważ zgodnie z art. 174 § 2 Kodeksu pracy okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze,
• chałupników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej,
• młodocianych,
• emerytów i rencistów (byłych pracowników).

Podstawę naliczania odpisu dla pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze określa się, stosując metody ustalania odpisu dla pracowników zatrudnionych w warunkach normalnych. W stosunku do młodocianych nie oblicza się przeciętnej liczby zatrudnionych, a wykazuje liczbę młodocianych zatrudnionych w każdym roku nauki, bez przeliczania na pełne etaty.

Pracodawca, który nie wykonuje przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych albo podejmuje działania niezgodne z przepisami tej ustawy, czyli na przykład nie wpłaca w terminie odpowiednich kwot odpisów na rachunek funduszu, zapłaci grzywnę. Karę orzeka się w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 12a ustawy o ZFŚS). Jak już wspomnieliśmy, wynosi ona maksymalnie 5.000 zł. Jej minimalna wysokość to 20 zł.

W przypadku niedokonania tych przelewów we wskazanych terminach pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od tych kwot (wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1999 r., I PKN 663/98).