Oskładkowanie ryczałtów za prywatne używanie służbowych aut

Nie ma wątpliwości, że zezwolenie pracodawcy na nieodpłatne lub częściowo odpłatne korzystanie przez pracownika ze służbowego samochodu po godzinach pracy, podczas urlopów czy w weekendy stanowi u niego przychód ze stosunku pracy. Dzięki przysłudze ze strony firmy pracownik nie eksploatuje własnego pojazdu (o ile taki ma) lub nie ponosi kosztów związanych z przejazdami na własny rachunek innymi środkami lokomocji. Przychód to bowiem nie tylko przyrost gotówki, ale również korzyść wynikająca z zaoszczędzenia wydatków osobistych kosztem innego podmiotu (tu: pracodawcy).

Od początku roku funkcjonuje nowa wycena takiego nieodpłatnego świadczenia. Ustawodawca określił kwotowo wysokość przychodu z tego tytułu, wprowadzając dwie stawki, które różni pojemność silnika samochodu. Przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, osiągany przez pracowników z racji zatrudnienia w ramach stosunku pracy, stanowi też podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wyjątkiem od tej reguły, analogicznej z zasadą powszechności opodatkowania, jest system włączeń z podstawy składkowej, na podstawie przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm). W przepisie § 2 tego rozporządzenia nie został wymieniony jako zwolniony, przychód z tytułu używania służbowego pojazdu w celach prywatnych. Jednak można spotkać się z opinią, iż może mieć tu zastosowanie pkt 26, który do przychodów nieoskładkowanych zalicza korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Jak ZUS interpretuje tę ulgę? Otóż, z tego zwolnienia korzystają jedynie przychody, które:

• wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,

• przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych, niż detaliczne lub formę usługi).

Zatem składki nie powinny być pobierane wtedy, gdy chodzi o korzyść materialną, polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z przedmiotu czy usługi, za częściową odpłatnością. Częściowa odpłatność to partycypowanie pracownika – choćby symboliczne – w pokryciu kosztów zakupu usługi. Innymi słowy, zwolnienie ma zastosowanie, gdy pracodawca udostępni korzystanie z usługi po cenie niższej od tej, którą pracownik musiałby uiścić (gdyby nie zatrudnienie) w przypadku osobistego nabycia takiej usługi. Jednak jak zauważa ZUS w wydawanych interpretacjach, przy ustalaniu, czy zwolnienie ma zastosowanie, należy każdorazowo sprawdzić, o jaki przedmiot, towar czy usługę chodzi, gdyż tylko skorzystanie z niektórych z nich może uprawnić do zwolnienia.

ZUS uważa, że udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego prywatnie nie stanowi korzyści materialnej w rozumieniu powołanego przepisu rozporządzenia składkowego. Pracodawca jest właścicielem pojazdu lub może z niego korzystać na podstawie odrębnego stosunku prawnego, a to oznacza, że nie nabywa samochodu z przeznaczeniem do udostępnienia pracownikowi. Czym innym jest udostępnienie przez pracodawcę pracownikom po cenach niższych niż detaliczne określonych usług i towarów, które pracodawca nabywa z wyraźnym przeznaczeniem na ten cel, a czym innym udostępnienie składników własnego majątku (czy też środków trwałych) służących do wykonywania działalności gospodarczej. Dlatego wartość świadczenia związanego z udostępnieniem pracownikowi samochodu w celach prywatnych, w części finansowanego przez pracodawcę, należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Reasumując, nawet gdyby pracodawca wprowadził do regulaminu wynagradzania czy też specjalnie podjętej w tej sprawie uchwały zapis o możliwości korzystania przez pracowników z samochodów firmowych w celach prywatnych, za choćby symboliczną złotówkę, to i tak ten zabieg nie uchroni pracownika i pracodawcy przed zapłatą składek od częściowo odpłatnego świadczenia.

Warto dodać, że udostępnienie samochodu służbowego nie może być też rozumiane jako „przejazdy środkami lokomocji”, o których mowa w drugiej części treści zwolnienia. Pod tym pojęciem należy rozumieć zorganizowaną i usystematyzowaną formę przemieszczania się, np. wykupienie biletu lotniczego, dowóz pracowników do pracy pojazdem należącym do pracodawcy czy też odwożenie dyrektora/prezesa samochodem służbowym po pracy. Natomiast nie chodzi tu o udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do swobodnego użytku. Przykładowo, takie wyjaśnienie złożył ZUS, oddział w Gdańsku, w interpretacji z 16 stycznia 2015 r. (DI/10000/43/1489/2014).

ZUS odmawiał prawa do zastosowania omawianego zwolnienia również w starszych interpretacjach dotyczących używania przez pracowników służbowych aut prywatnie, kiedy jeszcze obowiązywała wycena świadczenia według cen rynkowych. Przykładowo, oddział ZUS w Gdańsku, w interpretacji z 23 maja 2013 r. (znak DI/10000/451/659/2013) wyjaśnił, że bezpłatne używanie samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracowników nie jest nabyciem artykułu, przedmiotu ani usługi, a jedynie polega na bezpłatnym korzystaniu z rzeczy będącej własnością pracodawcy. Ponadto składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być obliczane od przychodu, jaki pracownik uzyskuje, korzystając z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, przez co należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę (np. zakładowy bus).