ZUS ZLA dostarczone po terminie wypłaty

Data: 30-08-2017 r.

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik spóźni się z dostarczeniem ZUS ZLA i w wyniku tego dotrze ono do pracodawcy już po terminie naliczania wynagrodzeń. Pracodawca nie uwzględni go zatem w wyliczeniu wynagrodzenia za dany miesiąc oraz zdarza się, że także i w rozliczeniach z ZUS. Nie w każdej sytuacji jednak musisz dokonać korekty naliczonych list płac oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i raportu imiennego ZUS RCA. Sprawdź, kiedy musisz to zrobić.

W przypadku gdy zwolnienie lekarskie jest jednorazowe, krótkotrwałe, pracodawca nie ma obowiązku dokonania korekty naliczonej listy płac. Nie musi także korygować deklaracji rozliczeniowej i raportów imiennych. Może samodzielnie (bez zgody pisemnej pracownika):

dokonać w pełnej wysokości potrącenia kwoty wypłaconej w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, oraz
w bieżącym miesiącu rozliczyć wynagrodzenie za czas choroby bądź zasiłek chorobowy dotyczący miesiąca poprzedniego.

Zwolnienie lekarskie nie powinno obejmować zbyt długiego okresu czasu (2 tygodnie), tak aby pracodawca miał możliwość dokonania potrącenia w kolejnym miesiącu z wynagrodzenia za pracę. W przypadku zwolnienia trwającego miesiąc lub dłużej będziemy musieli dokonać korekty zarówno listy płac, jak i deklaracji rozliczeniowej, raportów imiennych za okres, w którym wypłacono wynagrodzenie w zawyżonej wysokości.

Przykład:

Gdy pracodawca nie przekazał jeszcze deklaracji rozliczeniowej i raportów do ZUS

Pracownik 2 lutego dostarczył pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres od 30 stycznia do 28 lutego 2017 r. Pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie 30 stycznia, nie uwzględniając zwolnienia lekarskiego.

Doszło więc do nadpłaty wynagrodzenia. Z uwagi na to, że pracownik w tym czasie pobierał zasiłek chorobowy (po 14 dniach choroby- z uwagi na ukończenie przez pracownika 50. roku życia), pracodawca zobowiązany jest do przygotowania korekty list płac za styczeń za tego pracownika. Pracodawca nie dokonał jeszcze rozliczenia z ZUS ani z urzędem skarbowym.

W związku z tym po dokonaniu korekty listy płac i ustaleniu prawidłowej wartości wynagrodzenia za pracę oraz zasiłku chorobowego pracodawca prawidłowo wykaże te świadczenia wraz z prawidłową wysokością wszystkich składek.

Jeżeli pracodawca przekazał deklaracje rozliczeniowe do ZUS oraz zapłacił podatek dochodowy, zanim dokonał korekty list płac, to musi także przygotować korektę tych rozliczeń. Powinien uwzględnić w nich wynagrodzenie pomniejszone o wypłacony zasiłek chorobowy. Trzeba też sporządzić dodatkowo raport imienny ZUS RSA, wskazując w nim okres zasiłku i kwotę wypłaconą oraz odpowiednio ująć te zmiany w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Podstawa prawna:

Art. 87 § 7, art. 91, art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 17, art. 20, art. 24 ust. 6a, ust. 6b, ust. 6c, ust. 6d, art. 41, art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Art. 53 ust. 1, art. 55, art. 55a, art. 58, art. 61, art. 62 ust. 1, ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.).

Marta Brakoniecka, specjalista w zakresie kadr i płac, praktyk z wieloletnim doświadczeniem

Zobacz także:

Tagi: zus zla