W przekazywanych co miesiąc do ZUS dokumentach rozliczeniowych płatnik wykazuje nie tylko składki naliczone za zatrudnione osoby, ale również ewentualne przerwy w ich opłacaniu lub wypłacone świadczenia. Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, należy wykazywać w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA z kodem przerwy 152.
Przerwa w opłacaniu składek dotyczy wyłącznie dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Tylko za te dni pracownik nie otrzyma wynagrodzenia i tylko one stanowią okres nieobecności pracownika w pracy. Jeżeli sobota i niedziela są dla pracownika dniami wolnymi od pracy wynikającymi z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, to nie można uznać, że jest to okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. To czas wolny dla pracownika, w którym pozostaje on do dyspozycji pracodawcy. Jeśli na czas nieprzerwanej nieobecności pracownika w pracy przypadają wolne dla pracownika soboty, niedziele lub święta, nie należy ich uwzględniać w okresie przerwy.
Przerwę w opłacaniu składek spowodowaną urlopem bezpłatnym wykazuje się z kodem przerwy 111 w jednym bloku raportu ZUS RSA. Okres tej przerwy należy wykazać w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który składany jest ten raport.
Zarówno „data od”, jak i „data do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca. Okres urlopu bezpłatnego należy wykazać zgodnie ze stanem faktycznym, czyli wykazać dni, na które faktycznie urlop został udzielony. Jeśli urlop nie był udzielony na weekend, to nie ma powodu do wykazywania tych dni w raporcie ZUS RSA.
Również okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku należy wykazywać zgodnie ze stanem faktycznym. Na ogół dotyczy to osoby, która przebywa na zwolnieniu lekarskim bez prawa do wynagrodzenia oraz zasiłku z tego tytułu, nieposiadającej wymaganego tzw. okresu wyczekiwania. Taką osobę pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA, sporządzonym za miesiąc, w którym nastąpiła choroba. Jako kod przerwy podaje się wtedy 151 – jako okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku, oraz wykazuje pełen okres choroby, bez przerw na weekendy lub dni wolne od pracy.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 ze zm.).
Joanna Goliniewska, specjalista w zakresie ubezpieczeń
Zobacz także:
