Niezłożenie korekty dokumentów w ustawowym terminie grozi sankcjami

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych w art. 41 ust. 7 nakłada na każdego z płatników obowiązek sprawdzenia i ewentualnie poprawienia poprzez korektę danych przekazanych do ZUS w raportach rozliczeniowych dotyczących danego roku kalendarzowego, nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. Obowiązek ten dotyczy także deklaracji rozliczeniowych. Za niewykonanie tego obowiązku sąd, na wniosek ZUS, może wymierzyć płatnikowi składek lub osobie obowiązanej do działania w jego imieniu grzywnę w wysokości do 5.000 zł. ZUS może więc wystąpić z wnioskiem o ukaranie płatnika, gdy nie wypełnia on obowiązków związanych ze składaniem korekt dokumentów rozliczeniowych w ustawowym

terminie. Należy podkreślić, że płatnik za każdy miesiąc jest zobowiązany złożyć do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc m.in. za pracowników zleceniobiorców, osoby, którym wypłaca zasiłek macierzyński, oraz osoby, którym udzielił urlopu wychowawczego. W przypadku stwierdzenia, że w złożonym za dany rok kalendarzowy dokumencie rozliczeniowym zawarte są nieprawidłowe dane, płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS dokument rozliczeniowy korygujący zawierający wszystkie prawidłowe dane, w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia tych nieprawidłowości.

Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

• decyzji – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,

• kontroli – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie regulują kwestii dokumentowania okoliczności wykonania omawianego obowiązku. Generalnie złożenie korekty dokumentacji za dany rok po 30 kwietnia, może zostać ukarane grzywną. Warto jednak pamiętać, iż zgodnie z przepisami Kodeksu wykroczeń, czyn nie podlega karalności jeżeli od czasu jego popełnienia upłynął rok, a gdy w tym czasie wszczęto postępowanie (złożono wniosek o ukaranie do sądu) – z upływem dwóch lat od popełnienia czynu.

Przykładowo korekta za 2012 rok powinna być dokonana do 30 kwietnia 2013 r. Karalność tego czynu jest więc przedawniona.