Korekty ZUS przy nadpłacie wynagrodzenia

Autor: Mariusz Pigulski

Data: 14-02-2016 r.

Nadpłata pensji wiąże się z koniecznością przeliczenia listy płac, skorygowania zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej oraz zazwyczaj z dochodzeniem przez pracodawcę nadpłaconego wynagrodzenia od zatrudnionej osoby.

Gdy doszło do wypłaty wynagrodzenia w zawyżonej wysokości, należy:

Krok 1. Przeliczyć listę płac, by uwzględniała prawidłowe kwoty wynagrodzenia i naliczeń podatkowo-składkowych.

Krok 2. Wystąpić do osoby, której nadpłata dotyczy, o jej zwrot lub o zgodę na piśmie na jej potrącenie z bieżącego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 41b ustawy o PIT, jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustaleniu wysokości bieżącej zaliczki na podatek zakład odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką). Należy to rozumieć w ten sposób, iż pracownik zwracający nadpłaconą mu pensję, powinien oddać kwotę netto nadpłaty, powiększoną o kwotę zaliczki podatkowej wynikającej z różnicy pomiędzy zaliczką na podatek wyliczoną pierwszorazowo od wynagrodzenia uwzględniającego nadpłaconą pensję a zaliczką podatkową obliczoną od pensji już skorygowanej czyli bez nadpłaconego wynagrodzenia.

Krok 3. Dokonać skorygowania zusowskich dokumentów rozliczeniowych, co polega na wykazaniu w nich prawidłowej podstawy składek. Korektę należy sporządzić za miesiąc, w którym zakład pracy wypłacił wynagrodzenie w zawyżonej wysokości. Korygujący komplet powinien składać się z:

raportu ZUS RCA (dotyczącego pracownika z nadpłatą), w którym pracodawca rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od prawidłowych podstaw wymiaru,
deklaracji ZUS DRA, w której pracodawca zamieści dane dotyczące wszystkich osób ubezpieczonych (uwzględniające już skorygowane raporty).

W wyniku sporządzenia i przesłania do ZUS omawianej korekty dochodzi do wystąpienia nadpłaty składek na:

ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
FP i FGŚP (jeśli pracodawca miał obowiązek naliczyć je od kwoty nienależnej pensji).

Nadpłacone składki ZUS zaliczy z urzędu na poczet:

zaległych lub bieżących składek albo
przyszłych składek, jeśli pracodawca nie ma żadnych zaległości składkowych ani też bieżących zobowiązań do zapłaty, chyba że płatnik złoży wniosek o jej zwrot.

Przykład:

W styczniu 2016 roku pracodawca w wyniku pomyłki wypłacił jednemu z pracowników wynagrodzenie w zawyżonej wysokości, naliczając mu kwotę 3.600 zł brutto zamiast stałej pensji wynoszącej 3.000 zł. Po odkryciu błędu zakład przeliczył styczniowe pobory, celem ustalenia, w jakiej kwocie zatrudniony powinien zwrócić nadpłatę. Podwładny ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej miesięczną zaliczkę na podatek (46,33 zł), Pracownik na początku lutego br. postanowił zwrócić pracodawcy nadpłacone pieniądze. Zwrot powinien obejmować nadpłatę pensji netto powiększoną o zaliczkę podatkową czyli kwotę 471,14 zł (418,14 zł + 53 zł). W opisanych okolicznościach zakład pracy ma obowiązek skorygowania styczniowych dokumentów rozliczeniowych ZUS, co polega na wykazaniu w nich prawidłowych podstaw i kwot składek.

Podstawa prawna:

Art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 24 ust. 6a, art. 41 ust. 6a i 6b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
§ 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2008 r. nr 78, poz. 465 ze zm.).

Mariusz Pigulski, specjalista w zakresie wynagrodzeń

Zobacz także:

Tagi: zus, wynagrodzenie