Korekta dokumentów rozliczeniowych - błąd w okresie zasiłkowym

Data: 19-09-2014 r.

Błąd w okresie zasiłkowym powodujący nadpłatę zasiłku chorobowego pociąga za sobą również konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych za dany okres. Na złożenie korekty płatnik ma 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania z ZUS zawiadomienia o ich stwierdzeniu przez ten organ.

Jeśli nieprawidłowości zostały stwierdzone przez ZUS w drodze:

decyzji – termin ten wynosi także 7 dni, ale liczonych od dnia uprawomocnienia się decyzji,
kontroli – termin wynosi 30 dni liczonych od dnia otrzymania protokołu pokontrolnego.

Jeżeli zasiłek chorobowy w całości został pobrany bezpodstawnie, trzeba wyzerować imienny raport miesięczny ZUS RSA, w którym świadczenie to zostało rozpisane. Do raportu powinna być dołączona korekta deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, ponieważ nienależnie wypłacony zasiłek pomniejszył w niej globalną kwotę składek.

Przykład:

We wrześniu 2014 r. pracodawca uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych zauważył, że popełnił błąd w rozliczaniu okresu zasiłkowego w przypadku jednego z pracowników. W wyniku tej pomyłki pracownik otrzymał zasiłek chorobowy za okres od 4 do 8 sierpnia, mimo że choroba ta przypadała w całości już po wyczerpaniu okresu zasiłkowego.

W ciągu 7 dni od zauważenia błędu pracodawca powinien złożyć następujące dokumenty rozliczeniowe:

raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX, oznaczając go identyfikatorem 02 08.2014 (zakładając, że będzie to pierwsza korekta za ten miesiąc), jako kod świadczenia/przerwy powinien być podany ten sam symbol co w pierwotnie złożonym raporcie (jeżeli zasiłek był wypłacony z ubezpieczenia chorobowego będzie to cyfra 313), identyczny będzie też okres, pola dotyczące kwoty i dni zasiłkowych/liczby wypłat powinny pozostać puste albo należy w nich wpisać cyfrę 0,
do raportu powinna być dołączona deklaracja ZUS DRA oznaczona tym samym identyfikatorem, w której uwzględnione zostaną zmiany wynikające z korekty raportu – przede wszystkim z kwoty świadczeń wypłaconych z ubezpieczenia chorobowego odjęta zostanie kwota nienależnie wypłaconego zasiłku, a tym samym skorygowane zostaną kwoty ogólne do przekazania do ZUS.

Razem ze złożeniem wspomnianych dokumentów pracodawca powinien uregulować powstałą niedopłatę składek.

Jeżeli zasiłek był nienależnie wypłacony tylko za część zwolnienia lekarskiego, w raporcie ZUS RSA korygujemy jego kwotę, okres wypłaty oraz liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat. Oczywiście tu również dołączamy odpowiednio skorygowaną deklarację rozliczeniową.

Podstawa prawna:

ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),

ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159),

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Bogdan Majkowski, specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Zobacz także:

Tagi: zasiłek chorobowy, dokumenty zus, ZUS RSA