Kierownik powinien ustalić zadania komisji przetargowej

Kierownik zamawiającego może powierzyć komisji (tak się najczęściej dzieje) dokonanie wyraźnie sprecyzowanych w akcie powołania komisji, czynności dodatkowych związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia lub czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w szczególności przygotowanie i przedstawienie propozycji lub projektów:

• uzasadnienia wyboru trybu udzielenia zamówienia,
• specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
• ogłoszeń właściwych dla danego trybu udzielenia zamówienia.

Ponadto do obowiązków komisji przetargowej należy występowanie do kierownika zamawiającego z wnioskiem o unieważnienie postępowania oraz przedstawianie mu propozycji wykluczenia wykonawcy z postępowania, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty.

W akcie powołania komisji przetargowej bądź regulaminie zasadne jest szczegółowe określenie zwłaszcza obowiązków przewodniczącego komisji i sekretarza z uwagi na pełnione przez nich kluczowe funkcje. W praktyce zamawiających spotyka się najczęściej sytuacje, w których sekretarzem komisji jest pracownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw zamówień publicznych bądź osoba zatrudniona u zamawiającego na samodzielnym stanowisku do spraw obsługi zamówień. Odpowiada on zwykle m.in. za informowanie członków komisji o powołaniu do jej składu, powiadamianie członków komisji o terminie i przedmiocie posiedzenia w uzgodnieniu z przewodniczącym, prowadzenie list obecności, dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję, w tym sporządzanie protokołu z każdego posiedzenia komisji (o ile taki wymóg obowiązuje u zamawiającego), załączenie do protokołu zdań odrębnych, a także opracowywanie projektów pism komisji.