Obowiązek przechowywania zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu

Jeżeli dokumenty te są jedyną ewidencją czasu pracy kierowców, wówczas trzeba je przechowywać przez 3 lata od zakończenia roku, którego dotyczą.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do należytego zabezpieczania i przechowywania wykresówek, danych cyfrowych i dokumentów potwierdzających fakt nieprowadzenia pojazdu przez cały ten okres oraz do okazywania ich do kontroli upoważnionych organów.

Ewidencję czasu pracy kierowców można prowadzić w jednej z następujących form:

• wykresówki,

• wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

• pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

• inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,

• rejestry opracowane na podstawie wymienionych dokumentów.

Jeżeli więc w firmie jedyną formę ewidencji czasu pracy stanowią wykresówki i dane cyfrowe, należy je przechowywać przez pełne 3 lata. Jeśli natomiast, oprócz tych dokumentów, firma prowadzi dodatkową ewidencję, wtedy wykresówki i dane przechowuje się przez rok.

Odrębna kwestia to zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu, ponieważ obowiązek ich przechowywania w siedzibie przedsiębiorstwa nie wynika z żadnych przepisów. Warto w tym miejscu przytoczyć fragment orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 kwietnia 2010 r. (VI SA/Wa 86/10). WSA stwierdził, że: „Skoro przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać wykresówki w celu umożliwienia przeprowadzania sprawnych kontroli przestrzegania norm prawa transportowego, to tym samym należy uznać, że jest zobowiązany do przechowywania stosownych dokumentów, które usprawiedliwiają fakt nieposiadania wykresówki za dany dzień. W przeciwnym wypadku musielibyśmy uznać, że przedsiębiorca, który nie ma wykresówek, nie może usprawiedliwić ich braku niezależnie od przyczyn, a w konsekwencji musi zawsze zapłacić karę za ich brak”.

Tak więc z czystej ostrożności i zapobiegliwości warto przechowywać wraz z wykresówkami lub danymi cyfrowymi również zaświadczenia o działalności, aby móc uzasadnić braki w zapisach tachografów.