Kupowanie samochodów i związanych z nimi towarów do floty

Kupowanie samochodów służbowych do floty oraz ich eksploatacja to istotny element składowy budżetu każdej firmy. W większych przedsiębiorstwach roczne wydatki związane z pojazdami to kwoty rzędu kilkudziesięciu milionów złotych lokujące się zaraz po kosztach związanych z zatrudnieniem personelu. Menedżer floty posiadający umiejętności negocjacyjne i doświadczenie w realizacji zakupów B2B szybko przyniesie firmie oszczędności. Z punktu widzenia specyfiki procesów zakupowych możemy wyróżnić 3 etapy, które składają się na cykl życia auta w firmie:

• wybór i zakup pojazdu,
• okres jego eksploatacji,
• zbycie.

Wybór i zakup pojazdu

Ważne jest, aby na etapie planowania zakupu samochodów do floty definiować własne oczekiwania co do ich parametrów. Już przy wyborze marki możemy osiągnąć wymierne korzyści. Każdy z większych producentów samochodów osobowych posiada w swojej ofercie kilka marek. Powinniśmy także określić to, w jakich warunkach i z jaką intensywnością pojazd będzie eksploatowany. Pozwoli to na optymalny wybór jednostki napędowej.

Poza określeniem technicznych parametrów interesujących nas pojazdów, należy wybrać źródło ich finansowania. Zakup za gotówkę to jedna z wielu możliwości. Obecna oferta rynkowa obejmuje m.in.: leasing operacyjny, finansowy czy wynajem długoterminowy. Decyzja ta należy do strategicznych i z reguły jest podejmowana przez zarząd lub dyrektora finansowego na bazie rekomendacji wewnętrznych (często uwzględniających obecną sytuację finansową firmy).

Tak przygotowany proces poszukiwania dostawcy samochodów powinien przynieść maksymalne korzyści finansowe oraz operacyjne.

Eksploatacja pojazdu

Czas użytkowania aut w firmie powinien zostać precyzyjnie określony przez wewnętrzną politykę samochodową. W tym okresie przed zarządzającym flotą stoją zadania związane z monitorowaniem rynku pod kątem produktów lub usług wspierających eksploatację parku aut. Budując roczny budżet na eksploatację pojazdów, zauważymy, że jego najbardziej istotne elementy to:

• paliwo,
• ubezpieczenie,
• eksploatacja, obsługa techniczna (przeglądy okresowe, wymiana opon itp.).

Polityka rabatowa koncernów paliwowych jest dość sztywna, ponieważ została uzależniona od ilości zużywanego paliwa w miesiącu. Przy poszukiwaniu dostawcy warto zwrócić uwagę na dodatkowe czynniki: odroczony termin płatności, narzędzia oferowane w ramach umowy o współpracę ułatwiające zarządzanie samochodami czy dostęp do platformy internetowej z możliwością generowania raportów i podglądu jeszcze niezafakturowanych transakcji.

Firmowe samochody muszą być ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej − OC. Natomiast ubezpieczenie Auto Casco nie jest obowiązkowe, jednak w razie jego braku firma nie wliczy wydatków poniesionych na naprawy do kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku polisy AC mamy dużą możliwość negocjacji jej warunków. Na finalną wartość stawki ubezpieczenia będzie mieć wpływ udział własny w szkodzie, na który się zdecydujemy (albo jego brak). Im większa jej wartość, tym niższa składka roczna.

Zbycie pojazdu po okresie eksploatacji

Menedżer floty, stojąc przed koniecznością pozbycia się wyeksploatowanych pojazdów, ma do wyboru kilka możliwości:

• wykup auta przez dotychczasowego użytkownika,
• aukcję dla pracowników firmy,
• sprzedaż na zasadzie aukcji lub zapytania ofertowego skierowanego na rynek.

Pierwokup auta po atrakcyjnej cenie (ok. 10−15% poniżej wartości rynkowej) stanowi dla użytkownika silną motywację do dbania o dobry stan techniczny samochodu, a dla firmy oznacza niższe koszty jego użytkowania. Jeśli obniżymy cenę wykupu o wysokość marży pośrednika, firma nie poniesie z tytułu sprzedaży żadnych strat, zyskując jednocześnie dodatkowy benefit dla pracownika.

Oferując używane pojazdy na wewnętrznej aukcji dla pracowników, zarządzający musi liczyć się ze zwiększonym nakładem pracy operacyjnej. Cena wyjściowa może zostać określona analogicznie do przypadku pierwokupu, jednak obsługa klienta wewnętrznego podczas aukcji (oględziny aut, pytania o stan techniczny, szkody komunikacyjne wystawionych pojazdów) będzie na pewno bardzo czasochłonna.

Remarketing opierający się na firmach zewnętrznych to kolejna z możliwości. Do dyspozycji mamy wiele podmiotów wyspecjalizowanych w odkupie aut użytkowanych we flotach. Dedykowane aukcyjne platformy internetowe uzupełniają tę ofertę.

Dynamicznie rozwijający się rynek produktów i usług dedykowanych dla flot pokazuje, że menedżer floty powinien mieć nie tylko ścisłą wiedzę techniczną. Umiejętność negocjacji równie szybko przyda się podczas współpracy z dostawcami i przyniesie korzystne efekty.