Zwrot kosztów delegacji kierowcy pracującego na zlecenie

Autor: Karol Lankamer

Data: 27-07-2015 r.

Jeśli firma zatrudnia kierowcę na podstawie umowy cywilnoprawnej na wykonanie usługi przewozu, nie ma obowiązku wypłacania mu diety i ryczałtu za noclegi. Jednak może mu te należności zwrócić. Ważne, co strony zapiszą w umowie.

Kierowcy pracujący na podstawie umów cywilnoprawnych nie są objęci przepisami regulującymi należności z tytułu podróży służbowych. Z tego względu nie przysługują im automatycznie diety lub zwrot kosztów noclegu. Jednak zleceniodawca musi zwrócić zleceniobiorcy wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia wraz z ustawowymi odsetkami, więc także koszty delegacji.

To w interesie firmy jest określenie zasad, na jakich kierowcom będą przysługiwać te świadczenia. Decydujące znaczenie mają postanowienia zawartej umowy. Może ona przewidywać, że w związku z odbytą podróżą służbową kierowca zatrudniony na zlecenie otrzymuje zwrot kosztów, np.:

wyżywienia – w wysokości diet określonych w rozporządzeniu MPiPS o podróżach służbowych,
noclegów – w wysokości wynikającej z faktury lub rachunku, a w razie ich braku – w wysokości ryczałtu, jaki przysługuje pracownikom sfery budżetowej na podstawie tego rozporządzenia.

Zleceniodawca może swobodnie ustalać wysokość tych świadczeń.

Prawidłowe udokumentowanie tych wydatków w księdze przychodów i rozchodów pozwala zaliczyć świadczenia wypłacane kierowcy na podstawie postanowień umowy zlecenia lub o dzieło do kosztów podatkowych.

Podstawa prawna:

art. 2 pkt 7, art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 1155),
art. 22 ust. 1 i art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
§ 2, § 7, § 8, § 13, § 16 i załącznik do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),
§ 12–16 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 1037).

Karol Lankamer, prawnik specjalizujący się w zagadnieniach z zakresu bhp i czasu pracy kierowców, były pracownik PIP

Zobacz także:

Tagi: podróż służbowa, diety, umowa zlecenie