Uproszczenia w księgach rachunkowych - zużycie materiałów

Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości jednostka wartość materiałów może w momencie ich zakupu odpisać bezpośrednio w koszty, z pominięciem ewidencji magazynowej. Korzystanie z takiego rozwiązania dotyczącego ewidencji kosztów zużycia materiałów wymaga, aby przynajmniej na dzień bilansowy ustalony został ich stan, dokonana została wycena, a następnie korekta zapisów na koncie „Zużycie materiałów i energii” o wartość, które na dzień bilansowy nie zostały zużyte.

W praktyce okazuje się, że nie wszystkie materiały zakupione w trakcie roku budżetowego - szczególnie te o niskiej wartości (długopisy, tonery, papier do ksero itd.) - zostaną zużyte (bądź wydane do zużycia) na dzień 31 grudnia. Aby uniknąć problemów związanych z rozliczaniem niezużytych materiałów i nie dopuścić do nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji, można wprowadzić zapis: „nie dokonuje się korekty zapisów na koncie 401 o wartość niezużytych na dzień bilansowy materiałów, jeśli wartość ustalonych zapasów nie przekracza, w zakresie jednego asortymentu, kwoty ….. zł”.

Dzięki temu uproszczeniu jednostka nie musi dokonywać przeksięgowania wartości niezużytych materiałów i ewidencjonować na koncie 310 „Materiały” wartości np. kilku wkładów lub ryz papieru do drukarek.

Materiały odpisywane w koszty w dniu ich nabycia, które nie zostały zużyte do końca roku, muszą być inwentaryzowane corocznie na ostatni dzień roku obrotowego. Zinwentaryzowane zapasy tych materiałów podlegają wycenie według cen nabycia (art. 28 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości), którą należy ująć pod datą 31 grudnia zapisem: Wn 310 „Materiały” / Ma 401 „Zużycie materiałów i energii”.