Polityka rachunkowości szkoły musi być podpisana przez jej dyrektora

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Powinna określać przede wszystkim rok obrotowy i okresy sprawozdawcze, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposób prowadzenia zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych i opis systemu przetwarzania danych.

Ustęp 2 tego artykułu stanowi, że ustalanie oraz aktualizowanie polityki należy do kierownika jednostki. Jest to podstawowa zasada, której w przypadku jednostek oświatowych nie wyłączają żadne przepisy, w tym art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty. Stanowi on, że to organ prowadzący szkołę lub placówkę odpowiada za jej działalność, a do jego zadań należy m.in. zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej. Z przepisu tego nie można jednak wnioskować, że zapewnienie np. przez samorząd zewnętrznej obsługi rachunkowej wyłącza odpowiedzialność dyrektora szkoły za poprawność prowadzenia ksiąg. Jak bowiem wynika z art. 4 ust 5 ustawy o rachunkowości, to kierownik jednostki jest odpowiedzialny za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą.

Osoby reprezentujące jednostki oświatowe powinny więc pamiętać, że nawet gdy w praktyce to pracownicy zewnętrznej obsługi księgowej zajmują się opracowywaniem, uzupełnianiem lub aktualizowaniem polityki rachunkowości, to kierownik powinien – po uprzedniej analizie – podpisać wszelkie zmiany. Ustalanie dokumentacji rachunkowej np. przez dyrektora zespołu obsługi może zostać uznane przez organy nadzoru za uchybienie polegające na ingerencji w politykę rachunkową innych jednostek budżetowych (patrz: wystąpienie pokontrolne RIO w Olsztynie nr RIO.II.600-13/2014).