Ewidencja zakupu licencji w księgach

Ujęcie poszczególnych elementów majątku jednostki oświatowej na koncie 020 następuje według ceny zakupu (kwota należna sprzedającemu), powiększonej o koszty związane z zakupem (np. dotyczące uruchomienia programu), naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania.

Księgowaniu na koncie 020 podlegają zarówno wartości, które umarzane są stopniowo (podstawowe), jak też takie, które ze względu na niską wartość początkową mogą być całkowicie umarzane w miesiącu oddania ich do użytkowania.

Warto zwrócić uwagę, że przepisy wymagają, aby ewidencja szczegółowa umożliwiała ustalenie:

1)    umorzenia,

2)    podziału ze względu na poszczególne tytuły oraz

3)    osób odpowiedzialnych za poszczególne wartości.

Z tego m.in. powodu w sytuacji, gdy jednostka nabywa dużą liczbę praw, zamiast stosowania jednego konta 020 warto wprowadzić dodatkowe (np. o symbolu 021), które będzie służyło wyłącznie do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych umarzanych stopniowo (patrz: przykład 1).

Możliwość taka musi jednak zostać wyrażona przez kierownika jednostki oświatowej lub wychowawczej w wewnętrznej polityce rachunkowości.

Przykład

Księgowanie przy użyciu dodatkowego konta

W polityce rachunkowości szkoły wprowadzono możliwość ewidencji wartości niematerialnych i prawnych z wykorzystaniem kont 021 (podstawowe) oraz 022 (pozostałe). W ciągu okresu obrachunkowego wystąpiły następujące operacje gospodarcze:

Zakupiono oprogramowanie komputerowe – faktura od dostawcy

Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne” (podstawowe)

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Zapłacono za program z podstawowego rachunku bankowego

Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”

Otrzymano nowe oprogramowanie antywirusowe od innej jednostki budżetowej

Wn 021 „Wartości niematerialne i prawne” (pozostałe)

Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

koniec

Zakup aktualizacji oprogramowania

Nieco inaczej będzie wyglądała ewidencja, gdy jednostka nie nabędzie nowego programu (np. antywirusowego), lecz jego aktualizację.

Z uwagi na to, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje możliwości ulepszenia wartości niematerialnych i prawnych (pojęcie to odnosi się jedynie do środków trwałych) – ich wartość początkowa nie może ulec zwiększeniu.

Aktualizacja oprogramowania nabytego na czas określony oznacza w praktyce dostosowanie posiadanego programu do zmian zaistniałych w rozwiązaniach technicznych lub prawnych. Jeżeli więc bez aktualizacji program nie będzie pełnił swojej funkcji (nie będzie być mógł w pełni wykorzystywany przez jednostkę), dostęp do nowych aplikacji, funkcji programu czy bazy wirusów należy traktować jako nabycie nowej wersji programu na określony czas.

Wówczas księgowanie będzie wyglądało następująco:

Faktura za aktualizację


Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne”

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Opłacenie faktury

Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”.

Jeżeli jednak jednostka nabędzie aktualizację oprogramowania komputerowego w sytuacji, gdy ma już licencję na czas nieokreślony, zakup taki nie będzie miał wpływu na stan posiadanych wartości niematerialnych i prawnych. Zwiększy natomiast koszty działalności. Wówczas będzie trzeba użyć zapisów:

Faktura za aktualizację


Wn konto kosztowe zespołu 4

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Opłacenie faktury

Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”.