Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Jego przeprowadzenie jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy – po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – przed jego rozpoczęciem.
Spis z natury środków pieniężnych w kasie sporządza się w każdym przypadku zmiany kasjera oraz do celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki.
Decyzje w tej sprawie powinien podjąć kierownik jednostki. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (kasjera). Przeprowadzając spis, przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie: gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej, jak też obcej, a także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce.
W czasie spisu z natury środków pieniężnych należy policzyć wszystkie monety i banknoty luzem, jak również bilon i banknoty w opakowaniach, pod warunkiem że opakowanie jest oryginalne (w nienaruszonym stanie), a ilość i rodzaj środków pieniężnych znajdujących się w opakowaniach są wyrywkowo sprawdzane.
Jeśli podczas inwentaryzacji kasy spisywane są również posiadane weksle i czeki obce, sprawdza się przede wszystkich ich stan (ilość, wartość nominalną), realność, ważność oraz terminy ich płatności.
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie zespół spisowy powinien sprawdzić jednocześnie przestrzeganie zasad obrotu kasowego określonego w Instrukcji w sprawie organizacji i prowadzenia gospodarki kasowej, a szczególności:
a) prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywania gotówki (kraty, instalacje alarmowe, sprawność ich działania, kasy pancerne, sejfy),
b) zabezpieczenie kluczy zapasowych do kasy,
c) przestrzeganie pogotowia kasowego,
d) prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym,
e) prawidłowość prowadzenia raportów kasowych,
f) inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania (KP, KW, czeków gotówkowych) i ustalenie ich zgodności z zapisami kasjera,
g) ustalenie i dopilnowanie przyjęcia na piśmie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
Z inwentaryzacji kasy należy sporządzić protokół zawierający m.in.:
informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie, a także o ich stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego,
określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej;
ewentualnie także uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia.
Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW
Zobacz także: