Ustawa o CIT nie reguluje wprost prawidłowego dokumentowania kosztów

Kwestia zaliczania wydatków do kosztów podatkowych zawsze spędza sen z powiek przedsiębiorcom, którzy nawet w sytuacji, gdy mogą dany wydatek zakwalifikować do KUP, niekiedy zapominają o jego dokładnym udokumentowaniu i wykazaniu związki z prowadzoną działalnością.  

Tego rodzaju sytuacja miała miejsce w przypadku spółki należącej do globalnego koncernu, będącego liderem w branży urządzeń elektronicznych. Na podstawie zawartej umowy spółka zobowiązała się do realizacji na rzecz usługobiorcy usług w zakresie badań i rozwoju. Przedsiębiorstwo ponosiło przy tym różne wydatki np. związane z wyjazdami służbowymi pracowników bezpośrednio związanych z projektami realizowanymi, a także wydatki ponoszone przez pracowników w związku ze spotkaniami organizowanymi w celu realizacji usługi dla usługobiorcy.

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie tych wydatków były: faktury wystawiane na spółkę, lub paragony, rachunki, czy też potwierdzenie płatności dokonane firmową kartą płatniczą.

Spółka do bazy kosztowej stanowiącej podstawę ustalenia wynagrodzenia z tytułu świadczenia przez nią usług badawczo-rozwojowych, zaliczała także wydatki ponoszone w ramach prowadzonej współpracy z uczelniami technicznymi. Przedsiębiorstwo przekazywało bowiem uczelniom zarówno swoje produkty, jak i inne urządzenia techniczne, np. stanowiska komputerowe wraz z wyposażeniem (np. stoły, krzesła). Dokumentami potwierdzającymi takie działania były umowy darowizny sprzętu/produktów.

Wątpliwości dotyczyły tego, czy na podstawie wymienionych dokumentów takie wydatki spółka w całości może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

Oran podatkowy wyjaśnił, że ustawa o CIT nie reguluje wprost sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Izba Skarbowa stwierdziła, że podatnik ma w tym zakresie pełną dowolność. Obowiązkiem podatników jest wykazanie, na podstawie zgromadzonego materiału, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów).

Sprawa trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który uznał, że odpowiedź na pytanie spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków mogła mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku będzie mogła być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów