Straty spowodowane kradzieżą trzeba rzetelnie dokumentować

W niektórych przypadkach, strata jako zdarzenie losowe, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Jednak musi być to strata rzeczywista i prawidłowo udokumentowana. Samo wykazanie istnienia różnic pomiędzy ilością posiadanych środków obrotowych, a ich stanem księgowym przez dokonanie spisów z natury nie jest wystarczające, ponieważ z takiej dokumentacji nie wynika przyczyna istnienia rozbieżności, w szczególności nie wynika, że rzeczywiste braki w środkach obrotowych są niezawinione.

Kosztem uzyskania przychodów są tylko te straty, których występowanie w toku działalności danego rodzaju jest nieuniknione, tj. są normalnym, chociaż niechcianym następstwem działania w danej branży.

Taki przypadek miał miejsce w przypadku spółki, która zajmowała się sprzedażą detaliczną obuwia i akcesoriów w wyspecjalizowanych sklepach na terenie całego kraju. Sieć handlowa liczyła kilkadziesiąt sklepów, a dla każdego z nich spółka prowadziła w systemie informatycznym ewidencję ilościowo-wartościową towarów.

Pojawił się problem w jaki sposób rozliczać niedobory towarów, które zdaniem spółki nie były zawinione przez obsługę sklepu ani przez inne osoby (część wynikała z błędów po stronie producentów, część z kradzieży). Spółka zamierzała niedobory wliczać do kosztów uzyskania przychodów. Izba Skarbowa w Warszawie przypomniała, że straty powstałe w wyniku zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych lub innych nadzwyczajnych okoliczności, np. w towarach czy materiałach, zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem przesądzającym o takiej ich kwalifikacji jest racjonalność działań przedsiębiorcy. Chodzi o to, aby strata nie powstała z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów albo braku nadzoru nad pracownikami.

Tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie straty do kosztów uzyskania przychodów.

Dokumentem który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpisy osób uprawnionych oraz datę jest protokół szkód. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy np. policję (umorzenie dochodzenia), instytucję ubezpieczeniową (wypłata odszkodowania) itp.