Niedobory można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Aby uniknąć zakwestionowania przez organy podatkowe stwierdzonych strat jako ubytków niezawinionych, podatnik powinien być w stanie wykazać, że dochował należytej staranności w celu ich uniknięcia. Dowodem podejmowanych w tym zakresie działań będą m.in. opracowane i wdrożone procedury dotyczące przeciwdziałania powstawaniu tego rodzaju strat.

Niedobory zawinione są następstwem niewłaściwego działania podatnika lub jego pracowników (np. kradzieży towaru przez magazyniera), względnie niedopełnienia obowiązków przez osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie (np. w postaci jego niewłaściwego zabezpieczenia przed kradzieżą).

Do uznania straty w środkach obrotowych za koszt podatkowy nie wystarczy brak wyłączenia takiej kategorii, na podstawie katalogu zawartego w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Możliwość uznania straty za koszt uzyskania przychodów wynikać musi z generalnej zasady zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy, tj. związku z przychodem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Warunkiem zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów jest ocena konkretnego zdarzenia obejmująca:

• całokształt prowadzonej działalności,
• okoliczności, w których straty te powstały (ubytki naturalne, zdarzenia losowe, klęski żywiołowe itp.),
• formę udokumentowania strat, np. protokół opisujący zdarzenie, jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, podpisany przez osoby uprawnione, uzupełniony o protokół organów ścigania w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej itp.;
• podjęte przez podatnika działania zabezpieczające.

Aby straty w zapasach mogły być uznane za koszty podatkowe, organy skarbowe wskazują, że muszą być spełnione następujące warunki:

• były zdarzeniem losowym,
• powstały w trakcie normalnego i racjonalnego działania podatnika,
• były niezależne od jego woli,
• były niezawinione przez podatnika,
• nie wynikały z braku dochowania przez niego należytej staranności.