Przebieg inwentaryzacji w szkole drogą spisu z natury

Spis z natury rozpoczyna w wyznaczonym terminie (data, godzina) i miejscu (w jednym lub kilku) przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po upewnieniu się, że zespoły spisowe:

• są w kompletnym składzie, a także obecne są osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy,
• otrzymały za pokwitowaniem wystarczającą liczbę odpowiednio oznakowanych, np. ponumerowanych i opatrzonych pieczątką (nazwą) jednostki, arkuszy spisowych,
• osoby odpowiedzialne za objęte spisem zapasy złożyły pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objętych spisem zapasów zostały przekazane księgowemu, a na oświadczeniu podano numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu.

Zadaniem zespołu spisowego jest ustalenie ilości i jakości wszystkich składników znajdujących się na polu spisowym.

Przykład: Na korytarzu szkolnym znajduje się automat do napojów, który jest przez szkołę użytkowany na podstawie umowy najmu. W trakcie inwentaryzacji szkoła powinna dokonać spisu z natury tego automatu i poinformować właściciela o jego wyniku (że w szkole znajduje się taki majątek).

Dokumenty wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Błędy należy poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki i umieszczenie daty. W pozostałych przypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują miejsca poprawnego zapisu. Nanoszenie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub innych sposobów, które uniemożliwiają odczytanie treści pierwotnego zapisu jest niedopuszczalne.

Czynności spisowe uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników podlegających spisowi. Wypełnione arkusze spisowe podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego i osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem, co oznacza, że nie mają ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Po tych czynnościach nie dokonuje się żadnych zmian w arkuszach spisowych.

Zespoły spisowe zwracają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wszystkie wykorzystane i niewykorzystane, również błędnie wypełnione i anulowane (unieważnione) arkusze spisowe oraz inne dokumenty zawierające informacje o przebiegu spisu z natury. Przewodniczący komisji rozlicza wydane i zwrócone arkusze spisowe oraz sprawdza kompletność i poprawność dowodów spisowych (arkuszy spisowych).

Przykład 2: Szkoła otrzymała do używania (nie na własność) z jednostki nadrzędnej komputer. Na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości należy dokonać inwentaryzacji komputera. Zgodnie z ustawą inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.