Inwentaryzacja w przedszkolu – 5 zadań dyrektora

Przeprowadzając inwentaryzację, aby nie dopuścić do naruszenia zasad ustawy o rachunkowości i nie dopuścić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, musisz zrealizować pięć zadań.

Instrukcję inwentaryzacyjną opracowuje i wprowadza do realizacji dyrektor przedszkola. Treść dokumentu nie musi być uzgadniana z organami przedszkola. Pamiętaj, że instrukcja musi zostać przez Ciebie podpisana i opatrzona własną pieczątką.

Podstawą przeprowadzenia prawidłowo inwentaryzacji w każdej jednostce oświatowej jest opracowanie harmonogramu prac inwentaryzacyjnych oraz planu inwentaryzacji na dany rok. Roczny plan inwentaryzacji jest wydawany w formie zarządzenia i podlega zaopiniowaniu przez głównego księgowego jednostki. Dokumentem tym określa się zadania na dany rok, osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności oraz uszczegóławia terminy ich wykonania.

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji powinno zawierać w szczególności termin dokonania spisu z natury oraz skład komisji inwetaryzacyjnej wraz ze wskazaniem jej przewodniczącego oraz skład zespołów spisowych.  Przepisy nie regulują zasad powoływania komisji oraz zespołów spisowych.  Dyrektor na wniosek głównego księgowego lub z własnej inicjatywy, wydaje zarządzenie.

W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powołuje się osoby, których udział zapewnia odpowiednią jakość oraz daje gwarancję spełnienia podstawowych celów inwentaryzacji. W skład komisji powinny wchodzić co najmniej 2–3 osoby.  Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być,  osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
• niezapewniające rzetelności i bezstronności spisu.

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych powinni zostać przeszkoleni w zakresie przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (niepełnowartościowych, uszkodzonych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi.

Czynności spisowe uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników podlegających spisowi. Wypełnione arkusze spisowe podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego i osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem, co oznacza, że nie mają ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Po tych czynnościach nie dokonuje się żadnych zmian w arkuszach spisowych. Zespoły spisowe zwracają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wszystkie wykorzystane i niewykorzystane, również błędnie wypełnione i anulowane (unieważnione) arkusze spisowe oraz inne dokumenty zawierające informacje o przebiegu spisu z natury.

Przewodniczący komisji rozlicza wydane i zwrócone arkusze spisowe oraz sprawdza kompletność i poprawność dowodów spisowych (arkuszy spisowych).

Rozliczenie inwentaryzacji ma na celu doprowadzenie wartości ewidencyjnej składników majątku wynikające z ksiąg rachunkowych do ich wartości rzeczywistej ustalonej w trakcie spisu z natury. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.