Dotację celową należy wykorzystać w danym roku i zgodnie z przeznaczeniem

Podstawą rozliczenia dotacji na zakup podręczników są kopie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Dodatkowo jednostka musi udokumentować wydatki poniesione na pokrycie kosztów drukowania, powielania materiałów, oraz udokumentować zakup urządzeń służących do drukowania lub powielania podręczników i materiałów edukacyjnych i ćwiczeniowych. Koszty powielania materiałów ćwiczeniowych (toner i papier) mogą być pokryte z dotacji celowej przeznaczonej na materiały ćwiczeniowe.

Materiał edukacyjny jest to materiał zastępujący lub uzupełniający podręcznik, który umożliwia realizację programu nauczania, ma postać papierową lub elektroniczną. Należy pamiętać, że materiały te, jak podręczniki – muszą służyć uczniom danej klasy (być wypożyczane, w przypadku zasobów dostępnych w sieci – udostępniane) przez minimum 3 kolejne lata. Natomiast materiał ćwiczeniowy cechuje się jednorazowością rozumianą jako brak możliwości korzystania z niego przez kolejny rocznik uczniów.

Pojęcia wprowadzone do ustawy o systemie oświaty:

• podręcznik,
• materiał edukacyjny,
• materiał ćwiczeniowy

mają związek z finansowaniem ich zakupu ze środków dotacji celowej przekazywanych organom prowadzącym szkoły.

Rozliczając dotację, należy pamiętać o zastosowaniu właściwego formularza. Jeżeli dyrektor szkoły nie wykorzysta wszystkich pieniędzy na podręcznik lub materiały edukacyjne, nie może przeznaczyć dotacji na zakup materiałów ćwiczeniowych.

Wydatkowanie środków pochodzących z dotacji udzielonej ze środków publicznych oprócz sankcji budżetowych wynikających z ustawy o finansach publicznych, podlega również odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wykorzystanie dotacji następuje przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona.