11 najczęściej występujących błędów podczas inwentaryzacji

1) niezachowanie ustawowych terminów,

2) nieustalanie stanu materiałów i towarów wydanych, niezużytych, zaliczonych w koszty w momencie zakupu oraz brak korekty kosztów (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości),

3) pominięcie sald zerowych,

4) brak szkoleń dla komisji inwentaryzacyjnej,

5) nieprawidłowe kompensowanie niedoborów z nadwyżkami ,

6) niewłaściwy dobór formy do składnika majątku, np. WNiP – często jednostki wybierają spis z natury, a powinna być przeprowadzana drogą weryfikacji (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości),

7) inwentaryzacja oraz jej wyniki są nieodpowiednio udokumentowane, niezgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej,

8) nieinwentaryzowanie majątku obcego,

9) zbyt późne podejmowanie niektórych czynności inwentaryzacyjnych,

10) niewyjaśnianie nadwyżek,

11) nierozliczenie wyników inwentaryzacyjnych w okresie, którego dotyczą.

Przykład błędu – korekta kosztów na koniec roku

Jednostka oświatowa zgodnie z przyjętymi zasadami obciąża koszty w momencie zakupu (paliwo do samochodów). Na koniec roku budżetowego powinna dokonać (korekty kosztów) inwentaryzacji tych składników, co również powinno być ujęte w zarządzeniu dotyczącym okresowej inwentaryzacji. I zgodnie z art. 17 ustawy o rachunkowości – w kosztach danej jednostki. Wartość paliwa znajdującego się w bakach samochodów spisano i wyceniono na kwotę 1.000 zł.

Przykład błędu – zbyt późne podejmowanie czynności

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że czynności inwentaryzacyjne powinny zakończyć się do 15 dnia następnego roku obrotowego, czyli do 15 stycznia. Nieprawidłowym postępowaniem jest więc np. wysyłanie prośby o potwierdzenie salda do kontrahenta na początku stycznia, nie ma możliwości, aby we właściwym terminie uzyskać informację zwrotną.