Rada rodziców wyznacza osobę do prowadzenia dokumentacji

Mimo, że rada rodziców nie funkcjonuje jako samodzielna, odrębna od szkoły jednostka organizacyjna, powinna być organem autonomicznym, całkowicie niezależnym od dyrektora i nauczycieli. Rada sama wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji i zapisuję tę decyzję w swoim regulaminie.

Wybrana rada powinna w możliwie najkrótszym czasie ukonstytuować się, wybrać prezydium, ustalić sposób podejmowania decyzji i podział obowiązków oraz harmonogram swojej pracy. Rodzice mogą nadać taką strukturę radzie, jaka odpowiada im i potrzebom szkoły.

Wobec dyrektora i innych organów szkoły radę i ogół rodziców zwykle reprezentuje wybrane przez nią prezydium. Jego skład i przyznane mu kompetencje powinny być określone w regulaminie rady rodziców. Zwykle jest to przewodniczący, jego zastępca, skarbnik i sekretarz. Dyrektor i nauczyciele nie powinni ingerować w jej działalność i z własnej inicjatywy przeglądać dokumentacji prowadzonej przez radę rodziców.

Szczegółowe kompetencje rady rodziców powinien określać statut szkoły. A jej działalność reguluje uchwalony przez nią regulamin, który musi być zgodny z przepisami ustawy o systemie oświaty.

Regulamin rady rodziców powinien w szczególności określać:

• szczegółowy tryb przeprowadzania wyborów,

• wewnętrzną strukturę i tryb pracy rady,

• zasady wydatkowania funduszy rady rodziców, które może gromadzić w celu wspierania działalności statutowej szkoły.

W jednolitym wykazie akt rady rodziców należy wskazać jaką odrębnie numerowaną teczkę z oznaczoną kategorią akt ma mieć rada. Zgodnie z proponowanym przez Archiwum Państwowe jednolitym rzeczowym wykazem akt dla szkół dane o składzie, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, regulaminy organów szkoły kwalifikuje się do kategorii B25, co do której obowiązuje 25 letni okres przechowywania.