Przekazywanie akt do składnicy akt w 3 krokach

Akta spraw zakończonych, po upłynięciu okresu przechowania w komórce organizacyjnej, w której zostały wytworzone, należy przekazać do archiwum lub składnicy akt. Przekazywane dokumenty muszą zostać odpowiednio uporządkowane, w przeciwnym razie pracownik składnicy nie potwierdzi swoim podpisem ich przyjęcia.

Wszystkie dokumenty przekazywane do składnicy akt przedszkola wymagają starannego uporządkowania i spisania. Za czynności te odpowiada pracownik komórki, w której powstały. Podział akt na klasy i kategorie archiwalne zawiera Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, będący załącznikiem do Instrukcji Kancelaryjnej przedszkola.

1. Porządkowane dokumentacji archiwalnej (akta kategorii A):

a) uporządkowanie dokumentów w obrębie poszczególnych teczek:

• dokumenty układa się sprawami w kolejności liczb porządkowych spraw,
• w ramach spraw dokumenty układa się alfabetycznie,

b) usunięcie wszystkich metalowych elementów (spinaczy, zszywek, klamerek) oraz foliowych obwolut,

c) ponumerowanie stron (ołówkiem, w górnym rogu każdej zapisanej strony),

d) zamieszczenie dokumentów w teczkach wiązanych – w jednej teczce mogą znajdować się tylko akta zakwalifikowane do tej samej kategorii archiwalnej,

e) opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej: nazwa przedszkola, nazwa komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumenty, kategoria archiwalna, tytuł odzwierciedlający zawartość teczki, roczne daty krańcowe.

2. Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B):

a) zamieszczenie dokumentów w teczkach wiązanych,

• opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej: nazwa przedszkola, nazwa komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumenty, kategoria archiwalna, tytuł odzwierciedlający zawartość teczki, roczne daty krańcowe.

Dokumentacji niearchiwalnej nie porządkuje się wewnątrz, nie usuwa elementów metalowych i foliowych obwolut, nie numeruje się stron.

Spisy zdawczo-odbiorcze należy sporządzić oddzielnie dla:

• archiwalnych akt kategorii A – w czterech egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony jest dla komórki przekazującej akta),
• niearchiwalnych akt kategorii B – w trzech egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony jest dla komórki przekazującej akta).

Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się na maszynie do pisania lub na komputerze:

• rubryki od 1 do 6 – wypełnia komórka organizacyjna przekazująca akta,
• rubryki od 7 do 8 – wypełnia pracownik składnicy akt.

Akta należy spisać w takiej kolejności, w jakiej występują w wykazie akt, ich kolejność powinna mieć porządek logiczny. Każdy spis zdawczo-odbiorczy musi zostać podpisany przez dyrektora przedszkola lub szkoły oraz kierownika komórki, która przekazuje akta. Numer spisu nadaje pracownik składnicy akt.          

Akta zostaną przyjęte do składnicy, jeżeli nie stwierdzi się uchybień w ich przygotowaniu do przekazania oraz nieprawidłowości w przygotowanych spisach zdawczo-odbiorczych. W chwili przyjęcia na końcu spisu kierownik składa podpis i zobowiązuje się do właściwego zabezpieczenia i przechowywania dokumentów.