Jeżeli przedszkole organizuje imprezę, która nie mieści się w ramach celów dydaktycznych (np. kiermasz świąteczny), nie ma znaczenia, czy jest ona organizowana w placówce, czy poza nią – licencje trzeba uzyskać. W takich sytuacjach należy zgłosić się do dyrekcji ZAiKS-u działającej w regionie przedszkola. Na stronie internetowej ZAiKS-u (http://www.zaiks.org.pl) można znaleźć potrzebne informacje: kontakty wraz z podziałem terytorialnym. W dyrekcjach, z którymi najlepiej kontaktować się bezpośrednio, łatwo jest uzyskać wszelkie informacje o licencjach i stosownych opłatach.
Przedszkola w niektórych przypadkach również muszą zapłacić ZAiKS-owi
Przedszkola mogą korzystać z rozpowszechnionych utworów bez zgody twórców i bez płacenia im wynagrodzenia tylko wtedy, gdy robią to w celach dydaktycznych. W innym przypadku placówka musi uzyskać zgodę na korzystanie z cudzych praw autorskich i w związku z tym zapłacić stosowne wynagrodzenie.
Przedszkole, z racji tego, że imprezy niezwiązane z działalnością dydaktyczną organizują rzadko, będzie się ubiegać o licencję na konkretne wydarzenie. Najczęściej na takich uroczystościach są wykorzystywane piosenki czy wiersze recytowane przez dzieci. W tym przypadku przedszkole ma obowiązek wskazać, z jakich utworów korzystało, aby ZAIKS mógł zainkasowane pieniądze stosownie podzielić między autorów.
Do uzyskania licencji na rozpowszechnienie utworu wystarczy oświadczenie dyrektora ze wskazaniem, jaką imprezę przedszkole organizuje, jakie utwory będą wykorzystane i w jakim okresie. Na stronach ZAiKS są dostępne formularze do wypełnienia. Są one rozbudowane, gdyż dotyczą wszystkich podmiotów starających się o licencję. Dlatego warto skontaktować się z okręgową dyrekcją ZAiKS-u. Przedszkole, czyli użytkownik licencji, musi podać adres, NIP oraz oczywiście określić, jakiego typu imprezę placówka organizuje. Na podstawie wypełnionej ankiety udzielana jest licencja; najczęściej jednorazowa.
Stawki opłat licencyjnych są niewielkie. Wszystkie są udostępnione na stronach internetowych ZAiKS-u. Tabel jest bardzo dużo, gdyż rocznie stowarzyszenie udziela ok. 70 tys. licencji, ale przedszkola ponoszą zazwyczaj koszty rzędu od kilkudziesięciu do 100 zł.
art. 27, art. 28, art. 31 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.).
