Pisma rodziców nie są informacją publiczną – dyrektor nie ma prawa ich udostępniać

Informacja publiczna dotyczy sfery faktów. Jest nią treść dokumentów wytworzonych przez organy władzy publicznej i podmioty niebędące organami administracji publicznej, treść wystąpień, opinii i ocen przez nie dokonywanych, niezależnie do jakiego podmiotu są one kierowane i jakiej sprawy dotyczą.

Informację publiczną stanowi więc treść wszelkiego rodzaju dokumentów odnoszących się do organu władzy publicznej, związanych z nim bądź w jakikolwiek sposób dotyczących go. Są nią zarówno treści dokumentów wytworzonych przez organ, jak i te, których używa przy realizacji przewidzianych prawem zadań, nawet gdy nie pochodzą wprost od niego. Do informacji publicznej w przedszkolu lub szkole nie zalicza się natomiast korespondencji rodziców kierowanej do dyrektora przedszkola lub szkoły.

Pisma osób fizycznych – rodziców wychowanków lub uczniów są dokumentami prywatnymi, które nie podlegają udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Są one bowiem prywatną korespondencją, służącą załatwianiu sprawy indywidualnej, dotyczącej wychowanka przedszkola czy ucznia danej szkoły.

W przypadku zwrócenia się do dyrektora o udostępnienie pism kierowanych do niego przez rodziców z powołaniem się na przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, należy poinformować, że nie jest to informacja publiczna i nie podlega udostępnieniu.

Jeśli żądana informacja nie jest informacją publiczną, to wnioskodawcę należy poinformować pismem, że sprawa nie dotyczy informacji publicznej. Pismo takie nie jest tożsame z wydaniem decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej.

Ustawa o dostępie do informacji publicznej precyzyjnie określa obowiązki dyrektora jako podmiotu zobowiązanego, do którego został złożony wniosek o udostępnienie informacji publicznej, w tym formy załatwienia sprawy. Podmiot ten powinien alternatywnie:

• udostępnić tę informację w formie czynności materialno-technicznej,
• odmówić jej udostępnienia,
• umorzyć postępowanie.

Skoro korespondencja rodziców kierowana do przedszkola, szkoły czy organu prowadzącego nie ma charakteru informacji publicznej, do dyrektor przedszkola lub szkoły nie ma podstaw do wydania decyzji - odmowa udostępnienia informacji publicznej wymaga wydania decyzji administracyjnej tylko wtedy, gdy chodzi o informację publiczną w rozumieniu  ustawy.