Dyrektor szkoły przechowa nieodebrane świadectwo

Za wydanie uczniom świadectw i dyplomów odpowiada dyrektor szkoły, niezależnie od tego czy są to dokumenty wydawane przez szkołę, komisję okręgową czy kuratora oświaty (art. § 3 ust. 1-3 rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych).

Żadne rozporządzenie nie wskazuje jednak, jakie są obowiązki dyrektora w sytuacji, gdy uczeń lub absolwent nie odbierze świadectwa. Przyjęto, że w takiej sytuacji zostawia się dokumenty w szkole i przechowuje do chwili stawienia się osoby zainteresowanej. Dokumenty w szkole najczęściej pozostawiają uczniowie, którzy nie planują kontynuowania nauki.

Obowiązki dyrektora szkoły przewidują konieczność prowadzenia imiennej ewidencji wydawanych świadectw i dyplomów (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych). Przesłane przez komisje okręgowe lub kuratorium oświaty dokumenty w szkole nie są więc bezpośrednio przekazywane uczniom. Okręgowa komisja egzaminacyjna lub kuratorium oświaty może ustanowić procedurę postępowania z dokumentami, które nie zostaną odebrane przez uczniów – dyrektor szkoły powinien więc upewnić się, jakie przepisy obowiązują w przypadku prowadzonej przez niego placówki.
Jeżeli organy te nie wskazują, jakie są obowiązki dyrektora szkoły, dokumenty należy archiwizować zgodnie z przepisami w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.